Fordelene ved et edb Payroll System
En manuel lønsystem udføres helt i hånden. Et edb-lønsystem giver en virksomhed mulighed for at behandle sin lønningsliste via dedikeret lønningslisten software. Et manuelt system kan resultere i løn fejl og er normalt en langsom, besværlig proces; et edb-system hjælper med at reducere fejl og fremskynder processen. Edb lønsystemer prale af en række andre fordele.
Time Indførsel
Mange arbejdsgivere bruger en tidtagning, såsom ur, til at spore medarbejdernes arbejdstid. Et manuelt system kræver sporing medarbejdernes tid med hånden; et edb-lønsystem ofte har evnen til automatisk at transportere medarbejdernes slag / aflæser fra tidtagning system i lønsystemet automatisk. Et sådant system kan adskille regelmæssige timer fra overarbejdstimer arbejdstimer. Alle lønningslisten person har at gøre, er at redigere / justeringer, hvis det er nødvendigt.
Automatiske beregninger
Hvis medarbejdernes tid importeres til edb lønsystem, sidstnævnte runder medarbejdernes tid op og ned korrekt, såsom til nærmeste kvarter. Den beregner det samlede antal arbejdstimer og der skal betales. Dette sparer tid brugt manuelt beregne timer og reducerer fejl. Hvis lønningslisten person går ind timerne i systemet selv, det beregner lønnen automatisk, baseret på hendes input. Systemet beregner alle betalings frekvenser, såsom ugentligt, hver anden uge, og semimonthly. Et edb-lønsystem beregner automatisk medarbejdernes fradrag, såsom skatter og løn garnishments, og frivillige fradrag, såsom parkering gebyrer, 401k bidrag og medicinske fordele. Den lønningslisten person indgår simpelthen de data, som fradragene er baseret, såsom Form W-4 information til føderale indkomstskat tilbageholdelse.
Paycheck Processing
En manuel lønsystem kræver, at du udskrive lønsedler på en skrivemaskine eller i hånden. Et edb-lønsystem har direkte deponering kapacitet, hvilket sparer penge brugt på levende kontrol og forsoning. Derudover lønseddel og løn stub generation sker hurtigt, uanset volumen.
Rapport Generation
Et edb-lønsystem genererer og udskriver lønningslisten rapporter. Hvis du ønsker at dobbelttjekke lønningslisten før udskrivning lønsedler / løn stumper, blot at henvise de tilsvarende rapporter. Desuden US Department of Labor kræver arbejdsgiverne til at fastholde lønningslisten optegnelser i mindst tre år. Et edb-system gør det muligt for papirbaseret trykning af løn registre vedrørende hver lønperiode. Det sparer også oplysningerne i systemet på ubestemt tid. Systemet genererer skat rapporter for at sikre, lønsumsafgift overholdelse. Dette omfatter kvartalsvise og årlige løn indberetning og generere medarbejder W-2 formularer. Hvis en beslægtet afdeling som regnskab varetager selskabets lønsumsafgift og forsoning opgaver, udskrive de fornødne rapporter afdelingen behov via edb-systemet. Desuden gavn dage, såsom ferie og personlig tid, taget og betalt systemet spor.