Hvordan til at administrere et projekt budget
Ledelsen af et projekt budget er tæt forbundet med udviklingen af projektplanen. Både og budget starter som en bedste gæt og bør ikke bedømmes som et konkret grænse. På trods af dette, er projektledere vurderes af deres evne til at holde sig til budgettet eller afslutte projektet under budgettet. Kan kun opnås en vellykket forvaltning af projektets budget, hvis det oprindelige budget indeholdt uforudsete udgifter og margener til uforudsete omstændigheder. Projektlederen skal kæmpe for at få det oprindelige budget sat så højt som muligt for at give hende en mulighed for under udgifter.
Vejledning
• Undersøg budgettet, så snart du modtager den. Dette vil eksistere side om side med projektplanen. Sørg for, at budgettet er specificeret i to dimensioner. Der bør være et skøn pris pr opgave og et skøn pris pr uge. De projektopgaver er oversigter over dele af projektet og hver bør opdeles i specifikke krav til arbejdskraft, materialer og lokaler. Kontroller, at hver uge af hver opgave har et budget afsat til hver af disse udgifter.
• Sørg for, at alle leverancer faktureres i stedet betales kontant. Dette vil bygge på en forsinket betaling af en måned, efter at varerne ankommer. Da personalet ikke behøver at blive udbetalt indtil udgangen af den måned, vil du vide faste personaleudgifter mindst et par uger i avanceret. De mere reelle tal, du kan sætte ind i din vurdering, vil mere præcis din vurdering vise sig at være.
• Skriv de faktiske udgifter til en separat regneark. Opret en anden regneark med titlen "projektets mål," notering hver opgave og hver udgift inden for hver opgave. Skriv ned det budgetterede beløb i én kolonne og skriver du de faktiske omkostninger i en kolonne "skøn". Put totaler pr opgave, og et samlet beløb i bunden af hver kolonne. Udskriv fra denne rekord regelmæssigt at rapportere om fremskridt til den øverste ledelse. Projektplanen og projektets budget er skøn, og virksomhedens ledelse ønsker så hurtigt som muligt hvad "Overslag Afslutning" er at vide.
• Tilføj to kolonner til projektets mål regneark og kalde dem "Actual" og "status". I første omgang alle de tal vil have status "forventet." Som fristen opgave går, skriver det faktiske beløb, der bruges til denne opgave i "Faktisk" kolonnen og ændre status for de linjeposter til "Bekræftet". Hvis det er muligt at udskrive i farver, vælge forskellige farver til de "Forventede" og "bekræftet" rækker. Gør dem lyse farver, så de ikke gøre teksten i regnearket vanskelig at læse. Udfyld rækker i projektets mål bord med den relevante farve. Ledere gerne fortælle et overblik hvordan et projekt skrider frem, og farvekodning opnår dette.