Hvordan til at administrere en tavs auktion

Mange non-profit eller uddannelsesmæssige organisationer vært for en række arrangementer i løbet af året at rejse penge til at støtte deres sag. Mens nogle begivenheder er mere vellykkede end andre, organisationer er afhængige af fundraisers at opretholde deres aktiviteter. Et fælles fundraising begivenhed mange organisationer holder er en tavs auktion, så gæsterne kan byde på elementer med provenu nyder organisationen. Hvis du styrer en tavs auktion, bliver du nødt til at fokusere på at sikre genstande, færdiggøre logistiske opgaver, og hverve frivillige til at køre begivenheden.

Instruktioner

1. Hverve frivillige. Ikke blot vil du har brug for frivillige til auktionsdagen, men du vil også brug for hjælp til at forberede begivenheden. Mod herpå danner udvalg, der vil hjælpe med logistik, opsøgende til dit arrangement, og oprettelse af auktionen plads. Hvert af disse udvalg kan tage betydeligt ansvar for at sikre, at arrangementet er en succes og kører problemfrit.

• Sikker elementer til auktion. Kontakt potentielle donorer og præsentere en skriftlig beskrivelse af din organisation, begivenheden, hvad den støtter, og hvilke typer af emner, du er på udkig til auktion. Du bør nå ud til virksomhederne din organisation har en forudgående relation med, samt at de enkelte medlemmer af din organisation. Prøv at sikre elementer, der varierer i værdi. Du ønsker måske at bortauktionere 13 £ kaffemaskiner eller en £ 650 halskæde. Giver en bred vifte af emner, vil medvirke til at tiltrække folk i alle budgetter, der vil være tilbøjelige til at bruge penge på dine begivenheder.

• Opret et budget. Mens tavse auktioner kan være billigt at være vært, vil du stadig har brug for et budget. Dit budget kan indeholde elementer såsom leje omkostninger ved auktionen plads, honorar for værter og kunstnere, forfriskninger, papirvarer, dekorationer og andre emner efter behov. Du bør stræbe efter at bruge så lidt som nødvendigt, så du kan få det fulde overskud dine begivenheder. En begivenhed, der koster så meget som det gør, vil ikke gavne din organisation.

• Overvåge logistiske forberedelser. Du bliver nødt til at finde og sikre en plads til auktionen, og at du har borde, stole og dekorationer. Opret og distribuere en dagsorden eller overblik over auktionen dag for alle frivillige. Dette vil hjælpe dem med at forstå organisationens forventninger til deres roller på dagen for begivenheden.

• Conduct opsøgende til dit arrangement. Som leder er det din opgave at sikre, at du har et betydeligt antal gæster til at byde på din auktion. Selv hvis du opretter en opsøgende udvalg, skal du føre tilsyn med dette udvalg nøje, da have gæster dukker op til din begivenhed er det vigtigste element til at bestemme dens succes. Sikre din opsøgende udvalg skaber flyers, online annoncer og gør telefonopkald til potentielle tilbudsgivere til at få det maksimale antal personer til at deltage i dit arrangement.

• Overvåg auktion på dagen for begivenheden. Som leder, skal du sørge elementer vises fremtrædende, beskrivelser af produkter er overbevisende og klare, og deltagerne byder ordentligt. Du kan bruge en tracking ark til at overvåge, hvilke elementer der sælger for hvilke priser. For at generere endnu større interesse for produkter, taler med gæster eller har auktionen vært offentliggøre visse poster. Saml alle midler i slutningen af ​​begivenheden, og dobbelttjekke, at alle indsamlede midler matcher dine optegnelser.