Hvordan man skriver en rekvisition brev
En rekvisition brev er en anmodning om en vare eller ressource. Tonen i dit brev skal være formel og høflig. Skriv som om du henvender dig til en lige, men en person, du ikke kender. En rekvisition brev kan være en virksomhed brev til at placere en ordre eller et internt notat beder om en ressource, såsom et mødelokale eller overheadprojektor skal stilles til rådighed. Som et resultat, kan de konventioner af disse breve variere. Dog bør nogle enkle grundlæggende tips over stil og layout af brevet skal overholdes.
Instruktioner
• Indtast brev, helst på et tekstbehandlingsprogram. Du bør gøre alt for at sikre, at brevet er fejlfri, og et tekstbehandlingsprogram er den bedste assistent til at nå dette mål.
• Brug brevpapir med monogram, eller sætte din adresse i øverste højre hjørne af brevet. Sæt dit telefonnummer på næste linje og dit faxnummer, hvis du har en, på linjen under dette. På næste linje skal du skrive din e-mail-adresse. Efterlad en tom linje under adressen og derefter skrive datoen umiddelbart under e-mail-adresse.
• Adresse modtageren ved navn. Din anmodning er mere tilbøjelige til at blive behandlet, hvis den person, der modtager den ved, at han kan identificeres, og at du muligvis følge op med et telefonopkald. Anonyme breve kan blive væltet rundt en afdeling og aldrig få behandlet.
4. Skriv en erklæring på Hilsen opsummerer formålet med brevet. Brug fed tekst og understregning. For eksempel, hvis du ønsker at anmode om papirvarer til din sektion skriv: "RE: Papir forsyninger til afsnittet konti."
• Skriv ud en skitse af brevet først. Din første afsnit bør introducere dig selv kort, der beskriver din position og årsagen til brevet. I andet afsnit forklare, hvorfor du har brug for det element, der anmodes om. Hvis rekvisitionen er presserende, skriver dette i tredje afsnit og forklare årsagen til, at det haster. Den fjerde afsnit bør indeholde en opfordring til handling og et udtryk for taknemmelighed.
6. Hold brevet så kort som muligt. Selv om du skal forestille dig, du skriver til en lige, ikke være konversation eller over-familiar. Efter at have skrevet et udkast, læse brevet. Hvis der er nogen ord i en sætning, der kan slettes uden at ændre betydningen af denne sætning, skal du fjerne dem.
7. Skriv den endelige version af brevet. Selv om det er konvention, som en virksomhed brev skal ende med "venlig hilsen" kun bruge denne sign-off, hvis du ikke kunne finde navnet på en person til at tage fat på brevet til. Hvis du skrev brevet til en bestemt person brug "Med venlig hilsen". Efterlad et mellemrum på et par linjer og derefter skrive dit fulde navn i hovedstæder og i fed skrift. Du skal underskrive brevet lige over dine indtastede navn.