Korrekt Email Letter Format

Når du sender en e-mail til erhvervsmæssige formål, bør du formatere det så omhyggeligt, som du ville gøre, hvis du var at sende et fysisk brev til modtageren. Korrekt stavning, grammatik, tegnsætning og syntaks er i højsædet. Hold hele teksten flush venstre, og et afsnit afkastet er placeret mellem hvert afsnit. Brug en skrifttype, der er sort eller mørk blå, og er let at læse. Teksten skal vises uniform - ikke bruger flere skrifttyper med forskellige stilarter, størrelser eller farver. Undgå at tilføje dekorative baggrunde, da de ikke kunne oversætte når e-mailen er sendt, og aldrig skrive noget i alle store bogstaver.

Overskrifter

Rubrikken felter skal fyldes helt ud. Afsnittet "Til" er modtagerens e-mail-adresse. Computeren vil automatisk udfylde feltet "Fra" med din adresse og tid stemple meddelelsen. Adresserne på enhver, der skal kopieres eller blind kopieret på brevet føjes til de respektive felter. Behandl "Emne" feltet som en mini-overskrift, der identificerer formålet med e-mail. For eksempel, "potentiel kunde spørger om timebasis Juridiske føles" er mere informativ, at ordene "advokatomkostninger" eller en hilsen som "goddag".

Krop

Den første linje i selve e-mailen indeholder en formel hilsen, som "Greetings, Mr. Thomas" eller "God eftermiddag, Dr. James". Resten af ​​e-mail skal skrives i korte afsnit, der klart og koncist forklare de emner, du ønsker at løse, med en linje af plads også optræder mellem hver graf. (Hvis e-mailen er lang nok til at fylde to sider af papiret, skal du sende det som en vedhæftet fil, og få email meddele modtageren, at du har tilsluttet dokument for dem at læse som tiden tillader.)

Gratis Luk

En gratis close betyder, at du har indgået, hvad du vil sige. Lukningen bliver brugt til at takke læserne for deres tid, eller til at bede dem om at overveje de ideer, du har foreslået. Passende afsluttende linjer omfatter, "Tak for din umiddelbare opmærksomhed på dette spørgsmål" og "Din tid er meget værdsat." Du kan også skrive "Ærbødigst" eller "Med venlig hilsen".

Underskrift Linje

Underskriften linje er, hvor du "sign" e-mail med dit fornavn og efternavn. Du kan også tilføje dine formelle titel, hvis du foretrækker det, såsom "Mr." eller "Dr." Underskriften linje følger email er gratis tæt på.

Signaturblok

Signaturen blok vises til sidst. Det fungerer som brevhovedet på formelle business stationær, der giver dine kontaktoplysninger. En lille serie af tegn på tastaturet, såsom asterisk, adskiller blok fra resten af ​​e-mailen. Blokken skal indeholde følgende oplysninger, med hvert punkt på listen på en separat linje: Dit fulde navn; din position med din virksomhed; din virksomheds navn; selskabets adresse; den by, stat og postnummer; dit kontor og mobilnumre; dit faxnummer; din e-mail-adresse; og din hjemmeside.