Hvordan man skriver et møde annullering brev

Livet er ikke altid gå planmæssigt. Hvis du finder du ikke kan være vært for et møde på det tidspunkt og dato, hvor du troede, du kunne, sende et møde annullering brev er den rette etikette. Det viser du respekterer den tid, dine kolleger, og du pleje nok til at fortælle dem, at der er sket en ændring af planen. Du behøver ikke at være selv-afslørende; hvis du ønsker at dele grunden mødet er aflyst, kan du gøre det. Hvis ikke, det er OK, også.

Instruktioner

• Skriv brevet for at give så meget varsel som muligt. Medmindre mødet skal aflyses i sidste øjeblik, komponere brevet med nyheden mindst en uge forude.

• Tag brevet formelt. Indeholde oplysning om dato, navn, adresse og officielle titel modtageren. Begynd brevet med "Kære", og følg med adressatens første og sidste navn.

• Kom til sagen med det samme. Sæt nyheder om annulleret møde i den første sætning, herunder dato, tid og sted, hvor det ville have været afholdt. For eksempel, "Mødet er planlagt til Fredag ​​1 juli, 2014, kl 2 i amtet bibliotek er blevet aflyst."

• Vedlæg oplysninger om, hvorfor mødet blev aflyst, forudsat at årsagen er egnet til print. For eksempel, "Klubbens præsident havde til at deltage en out-of-town begravelse denne weekend, og mødet skal omlægges." Hvis årsagen til annullering mødet er upassende for print, være vag. Sig mødet er blevet aflyst for en række årsager, herunder private, teknisk eller finansiel.

• Express anger og bedste ønsker. For eksempel, "Vi håber, at denne annullering har ikke forårsaget nogen ulejligheden. Vores undskylder hvis det har."

6. Lad yderligere instruktioner. Hvis der er omlagt mødet, omfatter den nye dag, dato, tid og sted. For eksempel, "Mødet er blevet omlagt tirsdag den 5. juli på 2:00 ved medborgerhus." Hvis du ikke ved, hvornår det næste møde vil blive afholdt, så sig det. For eksempel, "et nyt møde er endnu ikke planlagt. Du vil blive kontaktet med oplysningerne i tide. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer, skal du kontakte Sally Wheeler på ext 228."

• Undskyld igen. For eksempel, "Igen, vi undskylder for enhver bekvemmelighed dette kan have forårsaget."

• Afslut brevet med en formel underskrift. Medtag din officielle titel og kontaktoplysninger under din signatur.