En guide til telefon etikette

Når du er i en professionel indstilling, er det en udstilling af høflighed, respekt og kompetence til at praktisere ordentlig telefon etikette. At være i stand til at kommunikere effektivt og høfligt over telefonen er en stærk færdighed, der er nødvendig for enhver form for succes, ikke kun på arbejdspladsen, men også i sociale situationer.

Vejledning

• Svar hurtigt; den kaldte skal ikke spekulere på om der er nogen der. Sørg for at samle op, før telefonen ringer for fjerde gang. Hils den, der ringer professionelt; ikke bare sige "Hej" henkastet som du ville derhjemme. Sørg for at du er opmærksom på din virksomheds protokol vedrørende telefon hilsener. For eksempel har mange kontorer instruere deres ansatte til første tilstand navnet på den virksomhed, og derefter foretage en traditionel hilsen, såsom "god eftermiddag" eller "god morgen".

• Smil som du taler. Selvom personen i den anden ende af linjen ikke kan se dit ansigtsudtryk, smiler, mens du taler, vil skabe en behagelig tone. Voices har en tendens til at tilpasse sig udtryk, og det er vigtigt at holde din tone venlige, glat og hjertelige.

• Practice ordentlig "hold" strategier. Når du arbejder i et travlt kontormiljø, er det uundgåeligt, at du lejlighedsvis bliver nødt til at sætte nogen på hold i et par minutter, især hvis du er den eneste håndtering telefonopkald. Sørg for at høfligt høre den, der ringer, før du placerer dem på hold. Sig noget lignende, "Må jeg kort sætte dig på hold?" før du gør det. Hvis du nødt til at holde den, der ringer holder længere, end du oprindeligt troede, kontrollere dem hver 45 sekunder, eller deromkring. Husk at sige "tak", når du endelig vende tilbage til telefonopkald. Disse tips gælder også for ringe overførsel.

• Tag præcise budskaber. Hvis du er ansvarlig for at tage telefonen for en anden person (eller flere andre personer), skal du sørge for at registrere kortfattet, præcis og klar information. Stil de rigtige spørgsmål, såsom navnet på den, der ringer, den person, de gerne vil kommunikere med, den tid og dato, og hvad den ønskede opfølgningsforanstaltninger er.

• Brug en behagelig attitude. I en jobsituation, er det altid vigtigt at sikre, at du aldrig lade dine personlige følelser eller livssituationer at påvirke, hvordan du taler med andre. Uanset hvor ubehagelig din pendler til arbejde var, eller om du har en dunkende hovedpine, er det afgørende altid at opretholde et sammensat og behagelig holdning, når man taler til folk over telefonen.

• Vær opmærksom på din stemme. Det er ikke kun vigtigt at sørge for, at din tone er venlig, men også for at sikre, at du taler på en måde, der er klar, godt formuleret og let at forstå. Aldrig mumler, tygge tyggegummi, spise eller tale hurtigt, mens du er på telefonen.

• Udøvelse gode manerer. Hvis du skal nyse, hoste eller rydde din hals, høfligt fortælle dit opkalds til at holde et øjeblik og gøre det væk fra telefonen.

• Hold telefonopkald kort. Det er ikke kun en ekstra service til dine omkringliggende kolleger, men det er også godt at komme til det vigtigste punkt i dit opkald hurtigt.

• Lyt opmærksomt. På business telefonopkald, er det vigtigt at lytte nøje til, hvad en person siger. Hvis du gik glip hvad personen sagde i første omgang, så spørg høfligt om oplysninger, der skal gentages. For at cementere oplysningerne ind i din hjerne, så sørg for, at du kontrollere, at du har hørt de korrekte oplysninger.

• Identificer dig selv. Hvis du er den ene gør telefonopkald i stedet for den ene optagning opkaldet, gør det til en vane at identificere dig selv hurtigt. For eksempel, hvis dit navn er Sally Robinson og du arbejder på telefon Tips Inc., skal du sørge for at klart angive begge disse kendsgerninger. Dette gælder også for forlader voice mails. Du må ikke efterlade en besked for nogen uden at angive, hvem du er, og hvordan man kan nå dig, da det sandsynligvis vil forvirre og irritere modtageren.