Syv regler for medicinsk kontor telefon etikette

En medicinsk office ofte har en administrativ assistent eller en receptionist til at tage alle de opkald fra patienter, der ønsker at booke en tid eller tale med lægen. Da de fleste af de opkald fra patienter vil beskæftige sig med personlig sundhedsspørgsmål, er det vigtigt, at den, der ringer er opmærksom på ordentlig og professionel telefon etikette.

Svar straks

Svar telefonen straks, når den ringer. Det bør ikke ringe mere end to eller tre gange, som du ikke ønsker at lade patienten ringer vente på din opmærksomhed. Som receptionist, er det din opgave at være der, når patienterne ringer, så besvarer straks når det er muligt. Mange læger vil bede dig besvare telefonen straks lyden af ​​telefonen ikke forstyrrer nogen behandlinger, der finder sted i den medicinske klinik.

Hils Professionelt

Hils patienten professionelt når besvarer telefonen. At være negativ eller har en uprofessionel holdning kan få patienten til at være uhøflig over for dig eller kan medføre, at du mister dit job. Vær høflig, når du besvarer, som du repræsenterer dig selv og den medicinske klinik.

Smil på telefonen

Udover at være professionel, har et smil på dit ansigt, når du tager telefonen. Selvom patienten ringer ikke kan se dit smil, kan det høres i tonefald du præsenterer. En smilende tone er mere imødekommende og rolig end en monoton stemme.

Lyt til problemer

Lyt til de spørgsmål eller problemer opkalderen ønsker at diskutere med dig. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, hvem patienten har brug for at tale med, eller om du kan løse problemerne selv. For eksempel kan en patient ringer og begynde at dele hendes helbredsproblemer med dig, kun med det formål at planlægge en aftale. Lyt til patienten og løse problemerne i overensstemmelse hermed.

Undgå personlige spørgsmål

Når patienterne ringer, er det vigtigt at lytte til deres problemer før du stiller spørgsmål til opkaldet. Mens nogle patienter vil åbne op og fortælle dig direkte om deres helbredsproblemer, andre vil blot bede om lægen, fordi de enten er for flov til at tale med nogen om det, eller fordi de ønsker at holde alt personligt. Spørg ikke nogen spørgsmål om patientens tilstand eller sundhedsspørgsmål på telefonen.

Undgå Slang eller Dårlig Sprog

Undgå at bruge slang, dårlig sprog eller forkortelser, når man taler med en patient over telefonen. Ældre patienter kan ikke være i stand til at høre dig godt over telefonen, så bruger dårlig sprog eller forkortelse kan kun skabe forvirring. Tal med høj og klar stemme, så patienten forstår dig.

Være nyttigt

Være nyttigt, når patienterne ringer til medicinsk kontor. Patienter kalder klinikken for at få svar på spørgsmål, om det er booking en aftale, at få en afklaring fra en læge eller at få navnet på et bestemt mærke af medicin. Tilbyd den hjælp, du kan, og bede patienten om at være tålmodig, hvis lægen har brug for at træde til og være til tjeneste. Lægen er muligvis ikke tilgængelig på alle tidspunkter, så hjælper ud af, hvor du kan.