Regler for telefon etikette

Telefon etikette er ikke en stiv sæt regler, som du skal følge eller risikere at fornærme andre med dine dårlige manerer. Men det kan sætte andre på lethed og gøre dine telefonopkald gå mere glat. Telefon etikette tager på en mere formel tone på kontoret end hjemme, men begge steder, etikette giver hver samtale strukturen den har brug for at starte godt.

Foretag et opkald

Når du foretager et opkald, identificere dig selv og hvem du ønsker at tale med, så snart den anden person er færdig med sin hilsen. Hvis du ringer til en ven derhjemme, siger noget lignende, "Hej. Det er Bob. Er Suzanne der?" Når du ringer nogen på arbejde, give flere oplysninger, herunder efternavne, virksomheder og afdelinger: f.eks. "Hej Dette er Bob Jones fra Acme Jeg vil gerne tale med Suzanne Brown i regnskabsafdelingen.". Når du ringer en mobiltelefon, antager, at den person besvarer telefonen er den person, du søger. Men du behøver ikke antage, at mobiltelefonen Caller ID fortalte ham, hvem der ringer. Bekræft, at den person, du forventede tog telefonen og identificere dig selv. For eksempel sige, "Hej, Suzanne? Dette er Bob." Hvis du ringer eller andens mobiltelefon i en virksomhed kapacitet, indeholde de samme oplysninger, som du ville, når du ringer et kontor, men ikke bede om at tale med den person, da de fleste mennesker besvare deres mobiltelefoner selv. For eksempel kan du sige, "Hej. Dette er Bob Jones fra Acme. Er det Suzanne Brown?"

Modtagelse af et opkald

Ved besvarelse dit hjem telefon eller mobiltelefon, hilse den, der ringer og eventuelt identificere dig selv: ". Hej, det er Joe" for eksempel ved at sige, "Hej" eller, På kontoret, skal du identificere dig selv, din virksomhed eller din afdeling, når du besvarer telefonen i stedet for at sige, "Hej." Din arbejdsgiver kan diktere, hvordan du skal besvare telefonen, men hvis du ikke modtager nogen vejledning fra din leder, observere dine kolleger eller bruge din sunde fornuft. Hvis du modtager opkald fra uden for virksomheden, så oplyse dit firmanavn, når du tager telefonen. Hvis du modtager opkald fra inde i virksomheden, på vegne af din afdeling, så hilse opkaldere med navnet på din afdeling. Hvis du kun modtage opkald fra kolleger, du arbejder med på projekter, besvare telefonen med dit fulde navn, såsom "Suzanne Brown."

Tager meddelelser

Takket være telefonsvarer, de fleste mennesker ikke nedskrive telefonbeskeder på regelmæssig basis. Receptionisterne har ofte en speciel pude til at tage meddelelser, men de er ikke de eneste medarbejdere, som har til at tage meddelelser. Skriv ned opkalderens navn og telefonnummer, sammen med hendes budskab. Læs meddelelsen tilbage til den, der ringer for at sikre, at du har skrevet den ned korrekt. Må ikke fortælle den, der ringer, at den person, hun ønsker at nå er i badeværelset, har kaldt sig syg, eller er optaget. I stedet lave en generel forklaring, såsom "Han trådte væk et øjeblik," "Hun er ude af kontoret i dag," eller "Han er ikke tilgængelig."