Sådan Administrer arkiveringssystemer til byggeprojekter
Byggeprojekter kræver særlig arkivering fordi dokumentationen for hvert projekt bliver en del af den offentlige rekord. Desuden skal projektfiler lejlighedsvis blive ført til eksterne møder og skal være anbragt således, at de ikke er i øvrigt tabt. Byggefirmaer arbejder ofte med et bindemiddel-system, samt en skuffe registreringssystem, hvor blueprints bevares. Et enkelt projekt kan kræve en række bindemidler, der kan mærkes i henhold til deres formål, såsom "regnskab" eller "juridisk".
Instruktioner
• Start registreringssystem, så snart det første dokument genereres for projektet. Indledende dokumenter omfatter et prospekt eller et websted vurdering. Åbn bindemidlet. Tryk tilbage samtidigt på de to metaltapper ved de modsatte ender af metal apparat i midten af bindemidlet. Ringene skal pop åbne med en vis modstand. Indstil venstre margen af dokumentet i mundingen af huller lige som det ville se ud, hvis du skulle læse den. Tryk ned på håndtaget med hælen af din hånd. Dokumentet skal have tre jævnt fordelte huller udstanset i en lige linie i venstre margen.
• Opret etiketter til fanen indeks dividers. Fanen Indeks dividers vil adskille hver genre af dokumentet. Tab label klistermærker normalt kommer med pakkede sæt indeksfaner. Ellers fleste Avery etiketter er har en tilsvarende skabelon indlæst i Microsoft Word til nem udskrivning af etiketter. Åben Word til et tomt dokument. Klik på "Funktioner" på den øverste værktøjslinje. Klik på "Breve og forsendelser" og derefter "Konvolutter og etiketter." Klik på fanen "Labels". Klik på ikonet mærket i nederste højre hjørne af dialogboksen. Vælg et Avery skabelon nummer (placeret i bunden eller toppen af etiketarket) fra drop-down menuen. Klik på "OK". Angiv, at du ønsker at udskrive en side med etiketter ved at fremhæve den relevante radiale drejeknappen. Klik på "Nyt dokument".
• Indtast label navne i hver etiket sektion på skabelonen. En etiket skal navngives at angive, hvilke dokumenter er i hvert afsnit. Fælles byggeri mærker indbefatter "Site Acquisition", "Planning", "Prækvalifikation Budgivning", "Budgivning", "Construction", "Inspektion", "Aftaler", "garanti", "Accounting" og "Legal". Placer etiketarket i printeren, før du udskriver. Tag etiketter én efter én og tillægger fanen del af indekset divider. Dividers kan allerede være hul-hullede.
• place dokumenter i ringbind under den relevante fane. Eksempelvis vurderinger, undersøgelser, jord tests, site godkendelser, fremtrædende domæne dokumenter og Deponeringsbetaling oplysninger vil falde ind under "Site Acquisition" fanen. Som bindemidlet fylder, tilføje yderligere bindemidler og flytte sektioner efter behov. Regnskab og juridisk vil kræve deres egne bindemidler som projektet skrider frem.
• Fil tegninger i en fast skuffe blueprint arkivskab. Alternative blueprint registre omfatter en stabelbar-roll arkivskab eller en rullende stativ med pivot bøjler. Den flade arkivskab er den mest effektive. Staple flere tegninger sammen med brug af korte strimler, som beskytter integriteten af blueprint fra hæfteklamme.