Hvordan man skriver en professionel Brev til en ændret politik
Praksisændringen bogstaver er svært at skrive, fordi ændringen normalt ikke favoriserer kunden eller medarbejderen, selv om det er nødvendigt. Uændret politik breve, ligesom breve transportanlæg negative nyheder, kræver omhyggelig forberedelse og overvejelse. Hvis du skriver brevet omhyggeligt, kan det forklare rationalet for ændringen og stadig bevare den goodwill af kunder eller medarbejdere.
Instruktioner
• Brug dit firmas brevhoved. Da dette brev er en juridisk meddelelse om en ændring af politikken, skal det se officielle og formelle.
• Skriv den fulde dato. Springe en linje plads.
• Indtast modtagerens navn, organisation og adresse. Hvis dette brev er en masseforsendelse til alle medarbejdere eller alle klienter, kan du enten udelade navn og adresse eller bruge brevfletningsfunktion i din tekstbehandlingsprogram til automatisk at indsætte navn og adresse for hvert bogstav. Spring en anden linje plads.
• Skriv "Dear Mr. / Ms. (Navn)" efterfulgt af et kolon. Hvis dette er en masse bogstav, skal du bruge en generisk hilsen såsom "Kære kunde" eller "Kære medarbejder" i stedet. Spring en anden linje plads.
• Begynd brevet ved at forklare det problem, der førte til ændring af politikken. Brug sådanne kendsgerninger og statistikker, der vil hjælpe overbevise modtageren. Altid diskutere problemet først i et negativt budskab --- hvis modtageren forstår problemet, vil hun være mere tilbøjelige til at acceptere din løsning.
• Forklare politiske ændringer i specifikke, klart sprog. Forklar, når den nye politik vil træde i kraft, konsekvenserne af ikke at følge den politik, og eventuelle oplysninger, at medarbejderen eller klient bliver nødt til at gennemføre ændringen.
• Tak kunden eller medarbejderen for hendes tid og samarbejde. Giv kontaktoplysninger for hende at bruge, hvis hun har spørgsmål om politik.
• Skriv "Med venlig hilsen" og springe tre linjer rum. Indtast dit fulde navn og titel. Tilmeld dit navn over dit indtastet navn.
• Lav en kopi af brevet til dit arkiv, og give en anden kopi til din juridiske afdeling. Send de originale breve. Hvis ændring af politikken er vigtig eller følger af en ændring i en lov, sende breve med anbefalet post, så du vil have en kopi af, når hver modtager har modtaget deres brev.