Telekonference Etikette: invitation til at deltage

Hvis du og dine kolleger ikke er i stand til at mødes personligt for et vigtigt møde på grund af planlægning konflikter, vil holde en telekonference tillade dig at dække vigtige emner uden besværet med "ankommer" til et møde sted. Når du inviterer personer til at deltage i telekonferencen, brug etikette at sikre, at alle deltagere ved, hvad de skal gøre før og under opkaldet.

Afsendelse af invitationen

Det er acceptabelt at sende telekonferencen invitation via e-mail; du kan også henvise kolleger til et websted, der giver dem mulighed for at tilmelde telekonferencen. På denne måde kan du inkludere alle de nødvendige oplysninger om opkaldet, nemlig tid, dato og varighed, uden at løbe tør for plads. Hvis personer, der ringer fra forskellige tidszoner vil deltage, er det hensigtsmæssigt at medtage tidspunktet for mødet i hver nødvendig tidszone. En e-mail er også mere praktisk end en telefon invitation, fordi mødedeltagere kan gemme e-mailen og henviser til det så mange gange som nødvendigt. Invitationen sendes til deltagerens business e-mail-adresse og skal være tydeligt mærket med dit navn og navnet på dit firma, så det er ikke forveksles med spam.

Invitation

Det er også ideel til at give alle, der vil anløbe konferencen med en måde at bekræfte deres deltagelse. Forudsat et link, der giver hver enkelt person til at svare "ja" eller "nej" vil hjælpe dig med at holde styr på, hvor mange mennesker vil være på telekonferencen. Hvis nogle kolleger ikke er i stand til at deltage, har du mulighed for at ændre den mødeplan rundt i forvejen. For eksempel, hvis en af ​​dine kolleger skulle bruge en del af telekonferencen tid til at forklare en ny professionel projekt, men er ikke i stand til at ringe ind, du kan enten skære mødet kort eller bruge ekstra tid til at tage spørgsmål.

Etikette Tips

I telekonference invitation, er det bedst at informere deltagerne om, hvordan man betjener deres telefoner under mødet. For eksempel minde dine kolleger om ikke at placere telefonen på hold under telekonferencen, da ventemusik er distraherende og vil gøre det vanskeligt for kolleger at høre hinanden. Desuden bør banke være deaktiveret på alle telefoner, og det er bedst at bruge en fastnet telefon i stedet for en mobiltelefon for optimal modtagelse. Ordlyd for disse anmodninger bør være noget lignende, "Du må ikke placere din telefon på hold under konferenceopkaldet, og deaktivere Banke på på din telefon, før du ringer til konferencen. Hvis det er muligt, skal du ikke bruge en mobiltelefon til telekonferencen . Disse faktorer vil sikre den højeste kvalitet opkald under mødet, og vil reducere overskydende støj og forstyrrelser. "

Teknisk Support

Linket og telefonnummer (r) til teknisk support bør indgå i alle telekonference invitationer. På denne måde kan personer, der ringer kontakte en professionel, hvis der er problemer med modtagelse eller volumen før eller under opkaldet.

Påmindelse

Et par dage før telekonferencen, er det hensigtsmæssigt at sende en påmindelse e-mail til alle deltagere. Denne e-mail skal også sendes til kolleger, der endnu ikke har bekræftet deres deltagelse, så du kan få en præcis optælling til konferencen. Vær sikker på at takke alle kollegerne for deres deltagelse, og angiver, at mødet vil blive gennemført så hurtigt som muligt.