Hvordan laver rejsearrangementer for din chef
Gøre rejsearrangementer til din chef, kan være vanskelig. Du skal vide præcis, hvad slags tur, han eller hun planlægger og du bliver nødt til at indsamle så mange oplysninger om hans eller hendes rejsepræferencer som muligt. Den bedste fremgangsmåde er at give din chef med en bred vifte af muligheder, og at foretage reservationer, når youâ € ™ re at din chef vil være tilfreds med planerne.
Instruktioner
Indsamling af oplysninger
• Få alle vigtige detaljer om turen fra din chef. Du skal vide, hvor længe turen vil vare, hvor han eller hun bliver nødt til at rejse til, med hvem han eller hun vil møde og hvornår.
• Vær opmærksom på særlige krav og huske fokus for turen. Turen kunne drage fordel af en fritid rejseplan, til at hjælpe med forhandlingerne, eller det kan være vigtigere at planlægge back-to-back møder hver dag.
• Bekræft alle personlige oplysninger og rejser præferencer. Få din bossa € ™ pasnummer, fulde navn, fuldstændig adresse, kontakt telefonnummer, e-mailadresse, flyvning præferencer (herunder flyvning måltider og flyvning klasse) og sørg for at finde ud af, om han eller hun har en frequent flyer nummer.
Organiser forskellige muligheder
• Forhandle direkte med rejsebureauer. Find en række pålidelige rejsebureauer, der vil være i stand til at holde på mindst tre rejsemuligheder for dig i mindst 24 timer. Din chef kan derefter vælge hans eller hendes foretrukne rejseplan fra tre på tilbud.
• Fokus på indkvartering idéer. Lav en række undersøgelser, når det kommer til indkvartering og vælge de tre bedste muligheder fra, hvad du finder. Denne strategi igen giver din chef til at vælge sin foretrukne løsning.
• Dække både forretningsmæssige krav og fritid ideer. Ved opstillingen ruter for turen, præsentere din chef med en idé, som tager udelukkende på business og en anden, der kombinerer forretning med fornøjelse.
Bekræft og reserve
• Spørg din chef, at alle aspekter af turen er taget højde for. Kontroller alle personlige oplysninger om booking formål. Spørg din chef til at underskrive de udvalgte ruter.
• Foretag de relevante forbehold. Gem alle kvitteringer og bekræftelse korrespondance. Begynde at sætte en mappe sammen med al dokumentation din chef skal bruge, når hun gør turen.
• Få direkte numre, du kan bruge i tilfælde af en nødsituation. Disse kontakter skal være tal, du kan bruge, hvis din chef er nødt til at ændringer i sidste øjeblik, eller hvis hun rapporterer til dig med et problem, hun oplever, eller hvis hele reservationer skal annulleres. Fil disse numre i en sikker mappe, som du kan få adgang til, mens din chef er væk.
Forbered en rejse mappe
• Læg alle flyrejse, hotel information og middag reservationer i en mappe. Lav en kopi. Hold en kopi til dig selv og give en kopi til din chef.
• Medtag en detaljeret rejseplan af hele turen på den ene side af A4 i begyndelsen af mappen også. Denne rute kan indeholde vigtige oplysninger om fokus for hvert møde planlagt under rejsen samt møde- tidspunkter og steder.
• Giv din chef med en nødsituation kontakt nummer, så hun enten kan nå dig eller en udpeget part på ethvert tidspunkt under turen. Det er vigtigt, at din chef føler sig støttet samtidig rejser, og at hun kan stole på dig at beskæftige sig med ethvert problem, der måtte opstå, dag eller nat.
• Sørg for at din chef har adgang til penge. Itâ € ™ sa god idé at give din chef både kontanter og kreditkort til at bruge, mens væk. I tilfælde af en nødsituation, en back-up plan på plads. Sørg for at du ved, hvordan man bankoverførsel til din bossa € ™ hotel eller sende penge via en tjeneste som Western Union, før din chef afgår. Alle mulige problemer med penge og valuta skal regnskabsmæssigt godt i forvejen.