Hvad er de forskellige arkivering klassifikationssystemer?

Arkivering og klassifikationssystemer falder i tre hovedtyper: alfabetisk, numeriske og alfanumeriske. Hver af disse typer af registre har fordele og ulemper, afhængigt af de oplysninger, der arkiveres og klassificeret. Derudover kan du adskille hver type register i undergrupper. En effektiv arkivering klassifikationssystem bruger mest logisk, praktisk og fleksibel type system for den pågældende information.

Alfabetisk Aktuel arkiveringssystemer

Alfabetisk aktuelle systemer klassificere oplysninger i henhold til emne, derefter filen emnet etiketter i alfabetisk rækkefølge. Beslægtede emner er ikke holdt sammen i dette system. Normalt er denne type system er bedst, når små mængder af information er involveret. Denne type arkivering og klassificeringssystem er undertiden kendt som en "ordbog" system. Når personnavne bliver indleveret, er efternavne anvendes som det primære sorteringsanlæg, med fornavne anvendes kun i tilfælde af identiske efternavn.

Alfabetisk Encyclopedia arkiveringssystemer

I en "encyklopædi" arkivering og klassificeringssystem, er oplysninger først opdelt efter generel kategori, med underkategorier blive placeret i alfabetisk rækkefølge. Denne type register er især nyttig til at håndtere store mængder af information, fordi brugere af systemet ikke behøver at holde en bestemt fil navn i tankerne at finde den. I stedet kan de starte med at kigge efter den generelle kategori og søge i det at finde den specifikke fil, de har brug for.

Alfabetisk Geografiske arkiveringssystemer

En delmængde af encyklopædi arkivering og klassifikationssystem er det alfabetiske geografiske registreringssystem. I et geografisk system, er de store kategorier fordelt på lokationer. Du kan bruge enhver størrelse eller type af sted, fra lande til byer til lokalkontorer. Brugere af denne type system Start med at vælge det geografiske område af relevans for deres søgning, derefter søge alfabetisk i dette emne for at finde de specifikke oplysninger, de søger.

Lige Numerisk arkiveringssystemer

Lige numeriske arkiverings- og klassifikationssystemer er meget enkel at bruge, da de generelt starter på nummer et og mærke hver fil med den efterfølgende nummer. Men brugen af ​​denne type system er begrænset, da det ofte kræver et indeks til at hjælpe brugerne med at finde de filer, de søger, og højaktive filer kan blive overbelastet omkring samme numeriske område.

Duplex Numerisk arkiveringssystemer

I duplex numeriske arkiveringssystemer, bliver filerne gives numeriske etiketter med flere sæt tal involverede. Denne type register kan håndtere store mængder data. De forskellige sæt af numre kan svare til de store kategorier og underkategorier, parallelt med encyklopædi system for arkivering og klassificering. En ulempe ved et sådant system er, at et indeks er nødvendig for at forstå, hvad hver gruppe af numre henviser til. En meget velkendt type duplex numeriske system er det Dewey Decimal-system, som de fleste biblioteker bruger til at katalogisere deres samlinger.

Kronologiske arkiveringssystemer

En anden underkategori af numeriske registre er kronologiske systemer, i hvilke filer arrangeret efter dato. Typisk filer først grupperet efter år, så efter måned, så for dag. Korrespondance filer, såsom e-mail-lister, er typisk organiseret på denne måde, med de nyeste stykker data, der er anført først.

Alfanumeriske arkiveringssystemer

I alfanumeriske arkiveringssystemer, der er klassificeret efter kategori i et encyklopædiske system, men ved hjælp af både bogstaver og tal til at betegne kategorier. Brugen af ​​både bogstaver og tal giver mulighed for en langt større felt af kategorier, end brugen af ​​tal alene. Således Library of Congress arkivering og klassifikationssystem, som er alfanumerisk, giver mulighed for en større vifte af kategorier end den Dewey Decimal-systemet, som er begrænset til ti hovedkategorier.