Hvordan til at skrive og sende et kompliment brev for god kundeservice

Kundeservice repræsentanter er mere tilbøjelige til at modtage brickbats end buketter. En stor del af de kunder, de beskæftiger sig med har klager om virksomheden eller dens produkter eller tjenesteydelser, og føler sig berettiget til at tage deres vrede og skuffelse ud på kundepleje personale. Når du skriver et brev rose en medarbejder for usædvanligt god service, hele afdelingen får en motiverende boost og de enkelte du fremhæve måske endda vinde en pris eller forfremmelse som en konsekvens.

Instruktioner

• Ring til virksomheden for at få det fulde navn og afdeling af medarbejder, der har hjulpet dig, samt navn og e-mail-adresse på hendes manager. I en lokal virksomhed, kan de ansatte bære navneskilte eller personalets navne og fotografier kan være på skærmen i receptionen.

• Vælg et passende format for dit brev. Et brev fra din virksomhed skal være på din virksomhed brevpapir eller kan sendes via e-mail. Du vil måske ønsker at skrive en personlig bemærkning til en lokal virksomhed eller udskrive et brev på din computer. E-mail er acceptabel for de fleste typer af kommunikation, men sørg for at det er adresseret til medarbejderens tilsynsførende eller manager.

• Beskriv tydeligt samspillet du havde med medarbejderen og den type tjeneste, du har modtaget. Sig hvad især medarbejderen gjorde for at løse et problem eller producere det resultat, du ønskede, og hvorfor du er så tilfreds med deres service. Giv en støtte billet reference, hvis relevant. Det er altid en nice touch at komplimentere manager på den uddannelse, de giver deres ansatte.

4. Giv dine kontaktoplysninger, herunder dit fulde navn, adresse og telefonnummer. Det beroliger det selskab, at din ros er ægte og giver det mulighed for at svare dig.