Sådan opretter du SOP manualer
Alle succesrige virksomheder har én ting til fælles. De dokumentere og følge standardprocedurer (SOP) for at holde den daglige drift kørende konsekvent, sikkert, til tiden, i henhold til kvaliteten, og i overensstemmelse med lovgivningen. En SOP dokumenterer, hvordan, hvornår, hvor og hvorfor et job er udført, og hvem der gør det. En SOP manuelle huse alle standardforskrifter for en division, afdeling eller gruppe i en virksomhed. En SOP manual er en værdifuld reference for eksisterende medarbejdere og en effektiv træningsredskab til nye medarbejdere. Manuel organisation og skrivestil vil variere meget på tværs af selskaber, men der er nogle fælles overvejelser, når du opretter SOP manualer for din arbejdsplads.
Instruktioner
• Identificer manualens tiltænkte målgruppe. For dette eksempel, kan det være den standardforskrifter for virksomhedens lager. Identificer lageret divisionens dag-til-dag job og begrænse omfanget af manualen til lageret rolle i den samlede virksomhed.
• Få input fra alle, der har en interesse i SOP, f.eks arbejdstagere, arbejdsledere og sikkerhedsrådgivere. Mobilisere genstand eksperter vil hjælpe dig med at skrive mere præcise procedurer og hjælpe med, hvordan den manuelle er modtaget og anvendt i det lange løb. Et team tilgang til at skabe den manuelle "fremmer buy-in fra potentielle brugere af SOP," siger det amerikanske Environmental Protection Agency "Vejledning for udarbejdelse Standard Operating Procedures".
• Organiser procedurer i manualen på en måde, der passer bedst til publikum og materiale. For lageret eksempel, i tillæg til en indholdsfortegnelse og tillæg, i manualen kan omfatte sikkerhed og uddannelse, Shipping, Modtagelse og driftsmateriel.
• Formater procedurerne i hver manuel sektion på en måde, der er let at læse og følge. Visse procedurer kan nemt dækkes i et par korte skridt, mens andre kræver længere skridt og flowcharts. Penn State University er "Standard Operating Procedure: A Writing Guide" giver eksempler på, hvornår du skal bruge enkle trin versus hierarkiske trin versus grafik. (Se Ressourcer.)
• Skriv et formål erklæring for hver enkelt procedure, der klart angiver, hvem der gør jobbet, hvornår, hvor og hvorfor. Liste farer, der kan for eksempel forårsage skade på udstyr eller personskader. Angiv eventuelle statslige regler eller industriens standarder, der skal overholdes.
• Skriv kronologiske forløb trin i en klar, kortfattet format. Brug aktive verber til at starte hvert trin. Medtag detaljer nok, at en ny praktikant eller en person med begrænset joberfaring held og sikkert kunne fuldføre opgaven uden opsyn.
• Identificer særligt udstyr, uddannelse eller yderligere dokumentation, der kræves for at udføre opgaven. For lageret eksempel, hvis et job kræver en arbejdstager til at bære en hård hat har gaffeltruck certificering og bruge en opgørelse tjekliste, anføres dette i proceduren. Medtag eksempler på former eller checklister i proceduren eller i manualens tillæg.
• Test procedurerne inden offentliggørelse manualen, foreslår Texas A & M College of Engineering "Guide til Writing Standard Operating Procedures". Spørg en genstand ekspert til at gennemgå procedurerne for nøjagtighed og en praktikant til at gennemgå for eventuelle huller i information. Omarbejde procedurer, som ikke består testen.
• Tog arbejdere, hvordan du bruger SOP manual. Forklar den manuelle layout og hvordan man kan finde information hele vejen igennem. Spørg arbejdstagere til at tage ejerskab i de manuelle og rapportere ændringer procedure som de opstår.
• Opret et dokument kontrolsystem. Når en procedure skal revideres, optage revision datoer og detaljer for at sikre en historisk rekord er på plads for hver procedure. Sikre kopier af manualer er tilgængelige i de områder, hvor procedurerne er færdig, rådgiver Duke Universitets "Retningslinjer for Writing Standard Operating Procedures".
• Gennemgå procedurer «effektivitet efter en periode. Hvis for eksempel, udstyr, processer eller statslige regulativer ændres, opdatere manuel indhold afspejler den nye information. Lyt til feedback på manualens anvendelighed og indarbejde forbedringer.