Hvordan at være en fremragende receptionist

Receptionister fungerer som den første kontakt til virksomhedens medarbejdere, leverandører, kunder og eksterne besøgende. Besøgende kan variere fra jobansøgere til kolleger virksomhedsejere. Receptionister ved, hvordan til at udføre deres arbejdsopgaver, mens der tilbyder kvalitet og service. Udestående receptionister ved, hvordan man kommunikerer, gøre besøgende føler sig trygge og præsentere et positivt image. Virksomheder kan tilbyde enestående receptionister flere job ansvar med større løn. Med yderligere uddannelse og erfaring, kan udestående receptionister blive senior receptionister og kontor vejledere.

Vejledning

• Kjole på en professionel måde. En fremragende receptionist bekymrer sig om at vise et positivt image. Arbejdsgivere, besøgende og leverandører opmærksomme på, hvordan du repræsenterer en virksomhed. En sjusket receptionist kan projicere et dårligt køre selskab. Overhold kjole stilarter kolleger virksomhedens medarbejdere. Sørg for at dit tøj er rene og pæne.

• Hils hver besøgende, som kommer ind i kontormiljøet. Brug din smil at repræsentere en venlig virksomhed miljø og gøre besøgende komfortable. Minimer en besøgendes ventetiden. Som en fremragende receptionist, lære at hjælpe hver enkelt besøgende hurtigt. Bevar øjenkontakt, når man taler med de besøgende og lytte til deres spørgsmål.

• Practice god telefon etikette som en fremragende receptionist. Svar telefonen ved hjælp af selskabets navn, din afdeling og dit navn. Ved besvarelse af firmatelefon, husk at tale tydeligt. Undgå at den, der ringer stammen til at forstå dig. Brug telefonen, der ringer fulde navn. Hvis du får tilladelse, kan du bruge den, der ringer fornavn.

4. Hold receptionen velorganiseret for besøgende. Besøgende bør se en ren kontormiljø. Har du ikke mad containere, aviser eller løst papir tværs dit skrivebord. Udnyt kontor desk bakker og kabinetter. En fremragende receptionist indberetter office problemer til ledelsen. Office problemer spænder fra brudte stole til løs arkivskabe.

• Tilbyd at udføre yderligere kontor opgaver, såsom at hjælpe en anden afdeling, selvom du bør altid fokusere på dine vigtigste job opgaver. Udfør disse ekstra opgaver, når du ikke har nogen besøgende eller telefonsamtaler. Udføre yderligere kontor opgaver giver dig mulighed for at øge din færdighed sæt. Sørg din vejleder ved, hvornår du har afsluttet din tillægstold.

• søge yderligere kontor færdigheder og øge din værdi til virksomheden. Som en fremragende receptionist, du ønsker at have de nyeste færdigheder. Spørg om at deltage firmabetalte it-undervisning. Lær, hvad computeren uddannelse vil indebære. Emne kan variere fra tekstbehandling til grafisk design.