Hvordan man skriver en kort rapport til en virksomhed
Finansielle rapporter til aktionærer, marketingplaner og kvalitetsvurderinger er alle eksempler på rapporter skrevet til virksomheder. En kort rapport er ligesom alle andre rapport, men med færre sider. Den skal angive de vigtigste rapport mål sammenfatte oplysningerne baggrund, gennemgå alternativerne og anbefale en vej frem. Behandl rapporten som et projekt - plan for det, så skriv det på en klar og enkel stil. Korte er godt, fordi det er mere sandsynligt, at optaget eller uinteresserede, men afgørende partier vil læse den.
Vejledning
Planlægning
• Mød med foresatte at præcisere kravene, fordi de vil bestemme rapportens format og indhold. For eksempel vil ikke være struktureret en evaluering projektrapport på samme måde som en markedsføringsplan eller en finansiel rapport.
• Forskning baggrundsmaterialet, herunder dokumenter til dig, når du var tildelt skrive opgave og materiale, som du samle uafhængigt fra internettet, biblioteket og fra møder og samtaler med interessenter (såsom business unit ledere, leverandører og kunder).
• Klargør rapportskabelon, herunder et resumé, en indledning, afsnit for alternativer og foreslåede løsninger, anbefalinger og en konklusion.
Indhold
• Skriv indledningen. Normalt ikke længere end et afsnit, skulle indførelsen angive målet rapportens og identificere de centrale spørgsmål. Det bør være en vejledning for resten af rapporten, men bør ikke opsummere det. For eksempel er den første linje kunne være: "Formålet med denne rapport er at undersøge løsninger for de igangværende kvalitetsproblemer på vores produktionsfacilitet," efterfulgt af en oversigt over de vigtigste emner.
• Saml selve rapporten. I eksemplet produktionsfacilitet, kan afsnit omfatter tekniske detaljer, en liste over alternative løsninger sammen med en cost-benefit-analyse for hver, og anbefalinger. En forretningsplan vil have et andet sæt af sektioner, såsom markedsundersøgelser, konkurrencedygtig analyse og finansielle prognoser. Uanset formatet, skal sektionerne være logisk rækkefølge, så læseren ikke behøver at bladre frem og tilbage for at finde ud af indholdet.
• Afslut rapporten ved at henvise tilbage til rapportens mål. For eksempel produktionsanlæg, kan konklusionen være en plan for den anbefalede løsning implementering. For en finansiel rapport, kan konklusionen være butikskonceptet.
• Angiv de citerede referencer i teksten ved at identificere publikationen de kom fra, titlen, forfatteren og datoen. Liste andre relevante kilder i en bibliografi eller ressourcer afsnit.
• Skriv den resumé. I omkring et afsnit eller to, opsummere rapporten, således at en travle forretningsrejsende kan fatte de vigtigste punkter og skimme detaljerne senere. For et regnskab, kan det resumé bare være en tabel, der viser de vigtigste salg og tendenser fortjeneste.
• Forbered en forside med rapportens titel, dato og forfatternes navne og tilhørsforhold. Medtag en indholdsfortegnelse for rapporter, der er længere end 15 sider.
• Adresse fremsendelsesskrivelsen til en person (en leder eller en ordregivende officer), ikke til en afdeling. Identificere de vigtigste anbefalinger i rapporten, give dine kontaktoplysninger og en liste over de vedhæftede filer.