Hvordan man skriver en professionel Velkommen Letter
Velkommen bogstaver benyttes til at introducere nye produkter og services til eksisterende kunder samt at byde nye investorer og medarbejdere til en virksomhed. Den velkomst brev etablerer et positivt forhold mellem arbejdsgivere, investorer, kunder og medarbejdere. Velkommen breve kan variere lidt, baseret på det særlige formål, hvortil de er skrevet. Men et par generelle retningslinjer altid holder stik: Tonen skal være både professionel og engagerende. Indholdet skal være detaljeret og til det punkt. Brevet bør ikke overstige én side.
Instruktioner
• Formater brevet korrekt. Velkommen breve er en type virksomhed korrespondance. Vælg en nem-at-læse "serif" font ligesom Times New Roman eller et tydeligere "sans serif" Arial. Bruge sort blæk og en let-til-read, 12-punkts størrelse. Brug selskab brevpapir, hvis tilgængelig. Hvis ikke, begynde ved at skrive afsenderens adresse i øverste venstre hjørne af siden. Beneath afsenderens adresse, skriv datoen. Datoen skal omfatte måned, dag og år. For eksempel kan du skrive "21 marts 2011" til dato. Nedenfor dato, skrive navn og adresse på modtageren. Dernæst omfatter en hilsen efterfulgt af et kolon. Springe en linje, og begynde dit brev. Juster hvert afsnit med venstre margen. Efterlad en komplet linje mellemrum mellem hvert afsnit og åbningen sektioner af brevet. Enkelt rum alle afsnit. Lukningen af brevet ligger en plads under det sidste stykke og efterfulgt af et komma. Det første ord i den afsluttende skal kapitaliseres. Den mest hensigtsmæssige standard lukker for erhvervslivet brev er ordet "Med venlig hilsen". Efter lukning, giver plads til en signatur. Under underskriften, skal du skrive dit eller afsenderens navn og business kontaktoplysninger, herunder en postadresse, e-mail-adresse og telefonnummer. Angiv eventuelle indhegninger, der skal medtages med bogstavet ved at skrive "Enclosures:" efterfulgt af en liste over alle elementer vedlagt brevet.
• Planlæg indholdet af hvert afsnit. Oprettelse af en indledende skitse, der viser de vigtigste punkter, du ønsker at gøre i hvert afsnit er en effektiv måde at planlægge indholdet. Generelt vil en velkommen brev indeholde tre afsnit: Det første vil forbinde med modtageren på et personligt plan, og angive det generelle formål med brevet. Give specifikke detaljer i det andet afsnit. Beskriv i dette stykke afsenderens nyt produkt eller give en synopsis af præcis hvad der vil blive krævet en ny investor eller medarbejder. Medtag også et resumé af de fordele, som investor eller ansat kan forvente som følge af hans eller hendes forhold til selskabet. Udtrykke taknemmelighed i den sidste tredjedel afsnit for den forbindelse, der eksisterer mellem afsender og modtager. Liste her ethvert skridt, at modtageren skal tage. Fortæl modtageren, hvad de kan forvente fra virksomheden i den nærmeste fremtid.
• Komponer og rediger brevet. Ved sammensætningen af brev, skal afsenderen være opmærksom på tre centrale punkter: Indhold bør være direkte og til det punkt. Være både faglig og personligt engagere sig i tone. Må ikke overstige en side i længden. Når brevet er færdig, skal afsenderen gemme en kopi og derefter fuldføre en anden opgave inden du skriver brevet. Tillade et tidspunkt mellem skrivning og redigering giver et frisk perspektiv og nedsætter tendensen til at spilde tid ved automatisk at korrigere fejl under skrivning uden at have tænkt over tingene. Rediger brevet: Vær opmærksom på grammatik, stavning, tone, klarhed, indhold og længde. Efter at enhver nødvendigvis korrektioner, afsenderen er klar til at underskrive og sende den velkomst brev.