Sådan opretter udgiftsrapporter
En udgift rapport er en rapport, der sporer udgifter virksomhedernes medarbejdere til erhvervsformål. Erhvervsmæssige udgifter kan omfatte udgifter til gas, business møde måltider, personlige måltider på business, transportomkostninger, parkering og hotel ophold. Originale indtægter fra kontanter og kreditkort køb skal holdes og fastgøres til udgift, der sendes til regnskabsafdelingen. Udgiftsbilag indsendes af medarbejderen til virksomheden refusion. De specificerede regning beløb sammenlignet med summen af de kvitteringer. En check skæres efter rapportens behandles og godkendes af en leder.
Instruktioner
• Åbn en udgift rapportskabelon. Udgiftsrapport skabeloner kan downloades fra edb kontorprogrammer eller fundet via en online service. Større virksomheder vil ofte have standardformularer for medarbejderne at få adgang til websteder eller interne intranet.
• Saml alle forretningsmæssige kvitteringer og vedhæfte dem til bagsiden af udgiftsrapport form eller til en separat blankt stykke papir. Originale kvitteringer fra køb mad, gas, flybilletter og hoteller vil være behov for bekostning rapportering. Expense konvolutter kan bruges til at holde op med løse kvitteringer.
• Udfyld de påkrævede felter på bekostning rapporten. En tildelt medarbejder nummer, trip navn eller forretningsmæssige formål, en dato og tur placering er alle nødvendige. Expense beskrivelser skal være detaljeret og omfatte de øvrige involverede parter med bekostning, såsom middag mødedeltagere.
• Adskil erhvervsmæssige udgifter efter kategori. Måltider bør gas, hotel, flybillet angives separat i det udpegede område på bekostning rapporten. Udgiftsbilag er brudt op ved transport, logi og måltider.
• Indtast bekostning beløb i det samlede felt på formularen. Totaler bør omfatte tips og skatter eller andre gebyrer, der blev anvendt. Restaurant kvitteringer bør bemærke spidsen beløb samt kvitteringer for taxier eller andre former for transport, bør tips være håndskrevet på kvitteringen.
• I alt beløbene i alle områder. Online skabeloner og andre præfiks former vil ofte have formler indlæses i form, således at de samlede automatisk beregnes.
• Tilføj op den fysiske kopi kvitteringer. Sammenlign totaler fra bekostning rapporten og de løse kvitteringer for at sikre, at beløbene er de samme. Eventuelle fejl vil medføre forsinkelser i bekostning refusion.
• underskriver og daterer rejseafregning. Forelægge det underskrevne udgiftsrapport til en autoriseret leder til godkendelse. Ledere vil gennemgå bekostning til betaling.