Fordele & ulemper ved forretningsbreve

March 11

Fordele & ulemper ved forretningsbreve

Mens forretningsbreve stadig tjene som en vigtig form for professionel kommunikation, nyere måder svarer med klienter er tilgængelige for virksomhedsejeren. Disse metoder, såsom e-mail eller videokonference, illustrerer både fordele og ulemper ved den traditionelle skriftlige brev. Et godt afrundet driftsøkonomiske udnytter hver nyttigt kommunikationsværktøj.

Bevis for Kommunikation


Skriftlige breve giver en fysisk registrering af business korrespondance; de kan arkiveres, trækkes ud til reference og opbevares i årevis. Ligegyldigt hvilken slags teknologi kommer sammen, trykte ord på papir er en medium, som alle kan forstå. Dette er en fordel i forhold til e-mail; Selv om e-mail kan printes ud, modtagelsen af ​​en virksomhed brev kræver ingen yderligere skridt, end at åbne den, læse den og indsende det. Udskrivning E-mails som skriftlig bekræftelse skal indeholde en arbejdsgruppe printer plus tilstrækkelig blæk og papir. Selv med disse væsentlige dækket, papirstop, software glitches og e-mail-program går ned kan forstyrre dreje en elektronisk meddelelse til en skriftlig en. Når en virksomhed telefonopkald er lavet, kan hver person fortolke resultatet forskelligt, fordi der ikke er visuel dokumentation for samtalen; et forretningsbrev klart viser vilkårene for enhver professionel møde, så begge parter forstår forretningen ved hånden.

Høflighed og sprog


Forretningsbreve er ofte mere professionelle i tonen end e-mail. Selv i dagens skiftende erhvervsklima, folk sende e-mails fyldt med slang, humørikoner og personlige detaljer. Ingen ville trække i et smilende ansigt og omfatte en favorit film citat i bunden af ​​et salg brev, men folk gør det hver dag med e-mail. Høflige brug af titler og hilsener også overset, når drive forretning via e-mail. Selv om dette er en indlært adfærd, er udbredt. Sprog er mere høflig og saglig, når skrevet på officiel, fysisk brevpapir og sendt eller leveret til modtageren, giver det en professionel fordel.

Tid


Som det gamle ordsprog siger, "Tid er penge", og tiden er den ulempe, forretningsbreve. Sende et brev via almindelig post tager tid; et brev kan endda gå tabt, beskadiget eller ødelagt i transit. Forretning telefonopkald, videokonferencer og e-mails er hurtige, næsten øjeblikkelig måder at kommunikere med en klient, og erhvervslivet bevæger sig langs hurtigere. Venter på et vigtigt business brev kan tage et par dage eller uger, afhængigt af afstanden mellem deltagerne.

Opbevaring


Mens forretningsbreve kan indgives væk, de også tage op en masse plads. Den fysiske natur af brevet ender med at blive en ulempe, når det kommer til opbevaring. Nogle virksomheder har hele værelser fuld af arkivskabe med flere årtiers kommunikation, plads, der kunne bruges til nye kontorer eller udstyr. Da elektronisk kommunikation kræver ingen papir, flere års værd af e-mails let passer på en ekstern harddisk eller flash-drev, og kan opbevares i en skrivebordsskuffe.