Betydningen af kommunikation i katastrofehåndtering
Når katastrofen rammer, kan forkludret kommunikation forårsage endnu mere skade end en handling af Gud. En smart nødberedskab hold skal have en offentlig informationsmedarbejder med en plan på plads for at styre strømmen af vigtige oplysninger mellem offentlige sikkerhed organer og offentligheden.
Hvorfor det er vigtigt
I det kaos, der følger en katastrofe, kan rygter og forvirring køre grasserende. Katastroferamte brug for klare, rettidige, konsistente og præcise oplysninger for at finde hjælp og ressourcer, undgå farer og for at minimere yderligere personskader eller materielle skader. Da det nationale Incident Management System siger, "Effektiv og præcis kommunikation kan redde liv og ejendom, samt bidrage til at sikre offentlighedens tillid og troværdighed."
Planlægning
For at kunne reagere hurtigt, har en krisekommunikation plan på plads og udpege et nødhjælpsaktioner center udstyret med en telefonlinje og andre fornødenheder. NIMS anbefaler strømpe EOC med dine kommunikationsplan, kontorartikler, en fax, en bærbar computer og alternativ strømkilde, kort, tv og radio, kamera, agentur brevpapir og pressemeddelelse skabeloner.
One Clear Voice
Holdet skal udpege en ledende offentlig information officer, der reagerer direkte til den øverstbefalende hændelsen. Denne person vil være det vigtigste kontaktpunkt for medierne og offentligheden. Kontroller, at alle beredskabstjenester teammedlemmer vide, hvordan du kontakter PIO, nat eller dag. Team medlemmer skal også have de EOC telefonnummer og faxnummer, samt andre teammedlemmernes hjem telefonnumre og e-mail-adresser.
Offentlige udtalelser
Det offentlige forum Institute hævder, at dit firma kan tjene troværdighed og tillid ved konsekvent at vise empati, kompetence, ærlighed og engagement. Hvis du handler som PIO, efterprøve alle de oplysninger, kommunikere proaktivt, udstede hyppige opdateringer og være til rådighed for medierne på alle tidspunkter. Forbered centrale punkter i forvejen. I dine beskeder, altid placere folk først, aldrig lyve eller spekulere, bevare roen under aggressiv afhøring og altid være kort og præcis. Tag dig tid til at forklare svære spørgsmål, og hvis du ikke kender svaret, finde den.
Kommunikationsmetoder
En pressekonference for massemedierne er blot én måde at nå katastrofeofre. Overvej dit publikum og bruge en anden avenue, der kan nå dem mere direkte. Dette kan omfatte alt fra gammeldags pressen kits, flyers, borgermøder og varsel board stillinger på lokalcentre til websteder, SMS-beskeder, e-mail-opdateringer, cd-rom'er, audiokonferencer, webcasts og blogs. Glem ikke medarbejdere i din organisation, som arbejder på de forreste linjer, og være opmærksom på community-medlemmer med særlige behov, såsom seniorer, beboere med handicap eller dem, der taler andre sprog end engelsk.
Måling af resultater
Når krisen aftager, arbejde med response team nødsituation at analysere dine kommunikationsindsats og gøre opmærksom på nødvendige forbedringer. Identificer dine mål og overveje, om de var opfyldt. Udarbejde nyheder udklip, spore antallet af hits til din organisations hjemmeside og samle ideer fra offentligheden med fokusgrupper, web eller e-mail-undersøgelser, business svarkort eller telefon undersøgelser.