Hvordan til at fremlægge en SWOT-analyse
En SWOT: styrker, svagheder, muligheder, trusler - analyse er en kritisk indgang til enhver planlægningsproces. Præsentation af SWOT-analysen til de involverede i planlægningsprocessen sætter scenen for planlægning af aktiviteter til at følge og sikrer, at der er fokus på de elementer, der er mest afgørende for virksomheden, division eller afdeling gør planlægningen. Fordi SWOT er også ofte præsenteret for dem, der ikke er involveret i planlægningsprocessen, er det vigtigt at give baggrundsoplysninger for at sikre alle forstår, hvad SWOT er, og hvordan det vil blive brugt.
Instruktioner
• Ved fremlæggelsen af SWOT er det vigtigt at starte med en forklaring af formålet med at gennemføre SWOT-analysen, der er at se på de forskellige interne og eksterne faktorer, der påvirker organisationen, afdeling eller virksomhed. Forklar gruppen hvad SWOT står for - styrker, svagheder, muligheder og trusler; at styrker og svagheder er interne og muligheder og trusler er eksterne; og at planlægningen gruppe vil bruge SWOT til at bestemme måder at udnytte eller øge styrker og muligheder og samtidig minimere eller eliminere svagheder og trusler.
• Indsnævre den ned. Mens planlægningsgruppen kan være kommet op med bogstaveligt snesevis af poster under hver af SWOT kategorier, bør denne oprindelige liste er blevet indsnævret og prioriteres til at repræsentere toppen (normalt ikke mere end 5-7) punkter under hver kategori. Ved fremlæggelsen af SWOT-analysen forklare, hvordan dette prioriteringsprocessen fandt sted, der var involveret, og hvordan de endelige elementer blev skabt.
• Start med styrker og muligheder. Gå over toppen styrker og muligheder, som gruppe, der defineres og drøfte, hvordan disse styrker og muligheder kan bruges til virksomhedens fordel. Forvent input og diskussion fra gruppen og være forberedt på spørgsmål. Dette er ikke tid til at diskutere eller udfordre listen, men det udgør en mulighed for vigtig diskussion.
• Gå videre til svagheder og trusler. Mens diskussionen af styrker og muligheder var sandsynligvis en meget positiv drøftelse, kan diskussionen af svagheder og trusler være mere stressende med mere sandsynlighed for, at de punkter, der præsenteres, vil blive udfordret. Vær forberedt på dette, men, igen, husk, at præsentationen af SWOT-analysen er ikke tid til debat. Gentage processen bruges til at komme op med den prioriterede liste, som er nødvendigt, men være stof-of-fact i din præsentation.
• Wrap op præsentationen med en diskussion af, hvordan resultaterne af SWOT-analysen vil blive brugt til at udvikle mål, strategier og taktikker til formål at udnytte styrker og muligheder og minimere svagheder og trusler. Underholde yderligere spørgsmål.