Vigtige spørgsmål til Spørg, når tænker Implementering af et Document Management System

February 9

Vigtige spørgsmål til Spørg, når tænker Implementering af et Document Management System

Et dokument management system bør skabe klare og omfattende midler til lagring og hentning af oplysninger inden for en virksomheds computernetværk. Som informationsbehov kan variere fra selskab til selskab, at nogle af de spørgsmål, spørg før gennemførelsen af ​​et dokument management system bekymring, hvordan en virksomhed bruger oplysninger, software integration krav og sikkerhed og opbevaring behov.

Hvilke formål vil en Document Management System Serve?


Virksomhederne skal holde styr på de forskellige typer af information på en løbende basis. I mange tilfælde er der behov for information for at vurdere en kundes post eller en særlig situation. Identificere de forskellige områder af information en virksomhed arbejder med på en regelmæssig basis kan hjælpe med at bestemme et formål for et dokument management system, ifølge den amerikanske Academy of Family Physicians. Som forskellige virksomheder rekord og bruge oplysninger til forskellige formål, forstå virksomhedens organisatoriske arbejde flow giver en grundlæggende idé om, hvordan information skal flyde eller være anbragt i et dokument management system.

Hvordan vil en Document Management System integreres med eksisterende softwareprogrammer?


Virksomheder, adgang til oplysninger gennem en eksisterende computer-netværk skal overveje, hvordan et dokument management system vil integrere med de eksisterende softwareprogrammer, ifølge den amerikanske Academy of Family Physicians. Visse dokument management systemer kan integrere eller grænseflade med visse softwareprogrammer mere så end med andre. Som software-programmer kræver typisk periodiske opgraderinger, opgradering af et dokument management system kan også kræve andre opgraderinger til systemprogrammer. Jo mere kompatible et dokument management system er med et virksomhedens eksisterende softwareprogrammer, jo lettere vil det være at koordinere opgraderinger. Kompatibilitet mellem et dokument management system og en virksomheds eksisterende set-up kan også forhindre dublerede sæt af data eller oplysninger, der er opført inden for et system netværk.

Hvilke typer af Sikkerhedsrådets protokoller er nødvendige?


Virksomheder, der lagrer og forvalte følsomme oplysninger skal afgøre, hvordan man gennemfører sikkerhedsløsninger nødvendige foranstaltninger inden et dokument management system, i henhold til eWEEK Enterprise Applications, et netværk software ressource site. Virksomheder inden for sundhedssektoren industrien holdes strenge regulatoriske retningslinier, som påvirker oplysninger ledelsespraksis inden for organisationen. Ved gennemførelsen af ​​et dokument management system, kan disse retningslinjer diktere former for sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige i et dokument management system. Sikringsforanstaltninger kan også omfatte brugerstøtte identifikation protokoller, der lader virksomhederne kontrollere og spore, hvor information er adgang såvel som bruger adgangsrettigheder. Et dokument management system med sikkerhed protokoller gør det lettere for virksomheder at udføre periodiske revisioner, såsom dem, der kræves af sundhedspleje organisationer.