Eksempel på en hensigtserklæring og RFP

En Request for Proposal (RFP) er et dokument, hvor du hverve entreprenører til at byde på arbejde, du ønsker udført. Den skitserer de nærmere oplysninger om opgaver, kvalifikationer, kontraktbetingelser, afleveringsfristen og instruktioner om, hvordan man skal reagere. Du typisk sende en hensigtserklæring et par uger før selve forslaget svar på RFP. Dette giver RFP udstederen en idé om, hvor mange svar, han kan forvente.

Reaktion på en RFP

Inden du besvarer en RFP, læse den grundigt. I sidste ende bør forslaget svar indeholde oplysninger om, hvordan du vil producere resultater, der opfylder kravene. Vær forsigtig, hvis RFP krav ikke klart angive ønskede funktioner eller er tvetydig på nogen måde. Du ønsker ikke at finde dig selv mangler at opfylde kravene ved afslutningen af ​​projektet. Kig efter målinger, der definerer, hvordan vil blive målt din overholdelse. Vurdere sanktioner for manglende overholdelse og afveje risikoen. Forstå, hvordan en eventuel aftale vil blive dokumenteret, overvåges og styres til at håndhæve aftalen. Hvis udsteder er åben for spørgsmål, så kontakt ham og løse noget, der er vag. Derefter kan du sende din hensigtserklæring med tillid. Når du beslutter dig for at reagere straks sende en RFP hensigtserklæring til virksomheden udsteder RFP angiver, at du ønsker at indsende et forslag. Dette sikrer, at du vil modtage opdateringer eller ændringer til den oprindelige RFP. Må ikke reagere med et håndskrevet brev eller bruge e-mail, medmindre det udtrykkeligt besked på at gøre det. Begynd dit brev ved at angive, hvorfor du er interesseret. Anerkend deadline. Medtag dine kontaktoplysninger. Dit brev kan være så simpelt som: "Vi vil gerne vise vores interesse i den refererede Request for Proposal (RFP), og for at blive underrettet om eventuelle opdateringer, før vi forelægger på den angivne dato." Du kan naturligvis indeholde flere detaljer. Undgå at stille opklarende spørgsmål, som kan gøre din hensigt tvetydig. Du ønsker at sikre, at dit brev ankommer; sende det via certificerede mail, så du får en kvittering med levering rekord. (Denne United States Postal Service tilbyder denne service til en lav afgift, gennemgå USPS hjemmeside for aktuelle priser.) Du kan også spore leveringen oplysninger online. Du skal derefter være klar til at skrive din faktiske forslag om at definere de kontraktlige rettigheder og forpligtelser.