Om effektive skriftlige kommunikationsevner

Verden er gået high-tech og mennesker kommunikerer gennem en række medier. Selvom der anvendes, kan være toppen af ​​den linje, ikke alle skriftlige kommunikationsevner matche. En række aspekter skal holdes for øje, når du sender ud skriftlig korrespondance.

Typer

Skriftlig korrespondance kører farveskala fra en simpel e-mail til en ansøgers følgebrev bruges til at søge et job. Det omfatter også pressemeddelelser, nyhedsbreve, nyheder, søjler, kommentar, billedtekster og en hel masse mere. Effektiv skriftlig kommunikation starter med at bruge det korrekte format for den type korrespondance, du vil sende. For eksempel bør et følgebrev blive sat op som en business brev, der indeholder de oplysninger der findes deri, såsom dato, afsenderadresse og en krop af brevet opvejet af hilsen og lukning.

Klarhed

Formålet med din kommunikation skal være klar fra begyndelsen. "Jeg skriver for at informere dig om din raise. Du vil gøre £ 9.750 mere hvert år," er en effektiv åbning. Denne ene ikke er: ".. Vores firma har en enorm stigning i omsætningen Vi har samlet mere end £ 34000000000 i salget i den seneste måned alene Vi har tilføjet 460.000 nye kunder og ...." Hvorfor fortæller du mig det? Komme til sagen.

Længde

Tænk Hemingway, ikke Faulkner, når det kommer til at sende en effektiv kommunikation. Ernest Hemingway var kendt for sine korte sætninger og meget noveller. William Faulkner, på den anden side ville blive ved og ved, ofte herunder utallige tanker i en enkelt sætning, og selv om grammatik og stavning var upåklagelig, ville det kun tjene til at gøre læseren arbejde meget hårdt for at komme til det punkt ( lidt ligesom den sætning, du lige har læst). Hold alt så beskedent som muligt.

Grammatik

Der er ingen undskyldning for at sende meddelelser, der indeholder stavefejl og dårlig grammatik. Selv hvis du bruger den mest veltalende skriftligt og poetiske drejninger af sætninger, vil du give det indtryk, at du er en tumpe. Altid har nogen korrektur dit arbejde, hvis det er muligt, før du sender den ud. Hun kunne fange åbenlyse fejl, du kan være manglende eller ikke engang ved er fejl.

Tone

Tonen i korrespondancen også går langt i at gøre det effektivt. Det er bydende nødvendigt at matche tonen til publikum. Følgebreve til job åbninger, corporate kommunikation og endda e-mails til din chef skal være helt professionel. "Hey, Dude, Vil du ansætte mig?" bare ikke vil klippe det for sådanne situationer. Ligeledes vil dine venner tror, ​​du er nødder, hvis du starter en note med: "Kæreste John P. Doe III, hvordan er du"