Hvor længe skal personalet filer opbevares?

Personale optegnelser er underlagt en række statslige love om beskæftigelse og menneskerettigheder. Den vigtigste lov om opbevaring af data på en enkeltperson, er det Data Protection Act 1998. Desværre handlingen er vag i sine krav fra arbejdsgiverne og blot, at data ikke må opbevares længere end nødvendigt. Det er vigtigt at klassificere typer af personaledata og behandle dem forskelligt for at overholde de forskellige love, der styrer beskæftigelse i Storbritannien.

Ansættelse

Du ville ikke forvente at nødt til at holde cv'er og ansøgningsskemaer for afviste ansøgere. Dog kan du blive taget til Employment Tribunal af en person, du har besluttet ikke at ansætte. En afvist ansøger har tre måneder til at bringe et krav mod din virksomhed for forskelsbehandling og i visse tilfælde kan denne periode forlænges. Derfor bør du beholder alle oplysninger om alle kandidater til seks måneder efter indlæg er blevet fyldt. At holde sig inden for loven, skriver hver kandidat en følgeskrivelsen til tomme ansøgningsskema, der forklarer denne politik.

Løn

Nationale mindsteløn lovgivning kræver, at dokumentationen for alle lønudbetalinger og fordele er opbevares i tre år efter udgangen af ​​det regnskabsår, hvor disse udbetalinger er sket. Men lønoplysninger er også relevante for retssager og pensioner, og så skal opbevares i længere tid for at dække disse emner.

Generelle data

Den Uka € ™ s Information Commissioner accepterer, at de fleste personale registre kan nogenlunde holdt for varigheden af ​​beskæftigelsen og i seks år efter afskedigelse. Dette skyldes, at tidligere ansatte har op til seks år til at anlægge sag mod dig. Data indsamlet på medarbejdere til formål såsom overvågning af companyâ € ™ s HR-politikker mod diskrimination bør holdes i anonymiseret format.

Pensionsforpligtelser

Data Protection Act dækker alle de konstituerende nationer Det Forenede Kongerige. Den nordirske regering bevarer lønningslisten optegnelser om tidligere ansatte, indtil at de enkelte fylder 72, med henblik på pensionsudbetalinger. Som du vil være tilbøjelige til at outsource dine pensioner forpligtelser, er det rimeligt at holde disse oplysninger i seks år efter afslutningen af ​​beskæftigelsen i forbindelse med retssager. Du skal derefter informere tidligere medarbejder, at ansvaret for rigtigheden af ​​deres pensionskasse størrelse er overgået til pensioner selskab.

Straffedomme

Resocialiseringen Act blev lov i 1974, men det blev ændret i 2012 med ændringer træder i kraft i 2013. Det illustrerer, at lovgivningen om opbevaring af strafferegistre er kompliceret og kan ændre sig. Du bør gøre regelmæssigt tilsyn med krav om fjernelse af alle data, du holder om domme for at sikre, at du forbliver kompatibel. Den periode, som du får lov til at holde disse oplysninger varierer efter kategorier af sager. Unlock hjemmeside indeholder en online regnemaskine, der vil hjælpe dig med at regne ud, hvornår disse data skal slettes (se Resources).