Junior sekretær jobbeskrivelse

Ofte kaldet en administrativ assistent, en sekretær kan yde støtte til alle på kontoret, en lille gruppe af ledere eller en ledende medarbejder. En junior sekretær normalt rapporterer til eller tager retning fra en højtstående sekretær. Det overordnede mål med en sekretær er at sikre, at kontor procedurer køre problemfrit.

Ansvar

Generelt junior sekretærer understøtter senior sekretærer i deres opgaver, udfører delegerede opgaver. Ansvar omfatte fremlæggelse administrativ og kontorpersonale bistand til fagfolk, skaber memoer, hilsen besøgende, besvare telefoner, holde tidsplaner, rejsearrangementer og organisere firmaarrangementer. Ansvarsområder en sekretær varierer fra selskab til selskab, og som regel afhænge af arten af ​​virksomheden. I nogle tilfælde sekretærer er ansat på deltid.

Kvalifikationer

Junior sekretær kandidater skal have en stærk skriftlige og mundtlige kommunikationsevner, samt en stærk baggrund i at skrive. Kendskab til Microsoft Office-programmer, herunder Microsoft Word, Excel og PowerPoint er vigtig, da er kendskab til forskellige telefonsystemer. Ansøgerne skal også arbejde godt under pres, multitaske med effektivitet og føler sig trygge telefonopkald. Afhængigt af arten af ​​virksomheden, kan en junior sekretær kandidat brug for viden om et bestemt område eller edb-program. I særlige tilfælde, der er en grad nødvendig. I de fleste tilfælde krav omfatter GCSE eller A niveauer og en faglig kvalifikation.

Træning

Trods de rette kvalifikationer, vil sekretærer brug for uddannelse for at lære virksomhedens politikker og procedurer. Ofte er denne træning udføres af en højtstående sekretær, der delegerer opgaver. Nyansatte junior sekretærer kan modtage undervisningsmateriale såsom håndbøger eller vejledninger. Træning varierer med hver virksomhed og branche.

Plads til vækst

I mangel af eller afgang, en ledende sekretær, vil en junior sekretær fremmes. En ny kandidat vil fylde den åbne stilling junior sekretær. Arbejdet som sekretær tillader en person til at demonstrere evner og blive bekendt med forskellige facetter af et selskab, indgå samarbejdsaftaler med professionelle i forskellige afdelinger. I mange tilfælde kan en sekretær blive forfremmet til en anden position i virksomheden, der giver mulighed for større muligheder og højere løn.

Løn information

Ifølge Storbritanniens Nationale Karriere Tjeneste, som i juli 2014 en sekretær / administrativ assistent tjener mellem £ 12.000 og £ 20.000 om året, afhængigt af selskabet, placering og art af de opgaver.