Hvordan skriver man en undskyldning brev til en kunde

May 18

Hvordan skriver man en undskyldning brev til en kunde

Skrive en undskyldning brev til en kunde er en ubehagelig, vanskelig opgave. Undskyldning bogstaver er yderst vigtigt for at opretholde en virksomheds omdømme og tilfredsstille kunden. Disse breve er brugt i mange forhold, herunder når en kunde er utilfreds, eller når en virksomhed gør en fejl. Siger du er ked af, er ofte lettere, når skrevet i brev form, end at gøre det ansigt til ansigt eller over telefonen.

Instruktioner


Skrive en Apology Letter


• Skriv virksomhedens oplysninger på toppen. En undskyldning brev skrevet til en klient er normalt skrevet på selskabets brevpapir. Hvis virksomheden brevpapir ikke er tilgængelig, omfatter virksomhedens navn, adresse og telefonnummer på toppen, venstre side af brevet. Medtag datoen for brevet ene rum under firmaoplysninger.

• Adresse personen direkte. En undskyldning brev skal rettes til den person, der blev såret eller påvirket af situationen. For eksempel, "Kære Ms. Smith."

• Forklar årsagen til brevet. Et brev af undskyldning skrevet til en klient der bruges til at fortælle klienten, du er ked af det. Erkend, at du er meget ked af den situation, der opstod.

• Beskriv begivenhederne i situationen. Konkret navngive problemet og forklare, at det er årsagen til at de modtager brevet. Anbring aldrig skylden på kunden eller en anden. Tage det fulde ansvar for den begivenhed, der fandt sted.

• Tilbyd din perspektiv. Uden at kritisere eller bebrejde klienten, indeholde oplysninger om, hvorfor du føler Selskabet havde taget beslutningen det gjorde der forårsagede problemet.

6. Fortæl kunden de er værdsat. Forklar kunden hvor vigtige de er for selskabet.

• Udbudte detaljer for at afhjælpe problemet. Under dette punkt i brevet, at fokusere på, hvad din virksomhed gør for at undgå det samme problem i fremtiden. Undgå at diskutere, hvad du ikke kan gøre, eller hvad du ønsker dig ville have gjort. Stedet fokusere alle detaljer om fremtiden. Tilbyd kunden en refundering eller kredit, og sørg for, at kunden ved, at du og din virksomhed tage alle problemer meget alvorligt.

• Luk brev med "Tak" eller "Med venlig hilsen" og derefter underskrive brevet. Brevet skal personligt underskrevet med pen, uanset om den er maskin- eller håndskrevne.