Hvordan at oprette en brevfletning datakilde i Microsoft Word
Den brevfletning funktion i Microsoft Word kan du oprettet personlige breve, konvolutter, etiketter, rapporter og notater med modtagerens navn, adresse og andre kontaktoplysninger automatisk føjet til dokumentet. Word importerer de nødvendige kontaktoplysninger fra en postliste fil datakilde, såsom en Microsoft Excel-regneark eller Outlook e-mail-kontakter adresse. Du kan oprette en ny datakilde til din Microsoft Word brevfletning dokument eller tilføje og redigere et eksisterende regneark eller kontakter fil.
Vejledning
• Åbn Microsoft Excel-regneark eller Outlook kontaktpersoner fil, du vil bruge som datakilde til dit Word brevfletning dokument eller oprette et nyt regneark eller kontakter fil. Tilføj ny kontakt poster og rette, ajourføre eller slette eksisterende poster. Hvis du bruger et Excel-regneark, skal du huske at gemme filen til at gemme dine NDRINGER.
• Start Microsoft Word. Klik på fanen "Forsendelser" i hovedmenuen bar, og derefter vælge knappen "Start brevfletning". Vælg din foretrukne dokumenttype i genvejsmenuen.
• Klik på knappen "Vælg modtagere" i Forsendelser fanen gruppen. Vælg "Brug en eksisterende liste" og derefter åbne Excel-regneark til at importere kontakter fra en Excel-datakilde, eller klik på "Vælg mellem Outlook-kontaktpersoner" for at bruge en Outlook kontakter adressebog som datakilde.
• Klik på "Rediger Modtagerliste" knappen for at åbne Brevfletning Modtagere pop-up vindue. Klik for at aktivere afkrydsningsfeltet ud for hver modtager, du vil inkludere. Hvis du har oprettet en Excel postliste specielt til brevfletning dokumentet, kan du ikke behøver at gøre dette, men det er som regel værd at kontrollere på dette tidspunkt, at du har de rigtige kontakter inkluderet. Efter at have oprettet den datakilde i Word, skal du følge de næste trin for at tilføje personaliseret indhold til brevfletningsdokument.
• Tilføj de personlige datafelter til dokumentet fra fanen Forsendelser; for eksempel tilføje en hilsen linje og en adresse blok. Ved valg af "Address Block" valgmulighed, vil Word bede dig om at vælge, hvilke oplysninger til at omfatte, såsom modtagerens navn format og postadresse. Klik på "Match felter" for at sikre Word finder alle navne og adresser i den oprindelige datakilde postliste.
• Klik på knappen "Preview resultater" for at se, hvordan den endelige version af brevfletningsdokument vises, og klik derefter på "Finish og sammenfletning" efterfulgt af "Udskriv dokumenter". Word vil udskrive en separat kopi af dokumentet med personlige data for hver modtager på postlisten.