Sådan opretter du en SOP skabelon
Standard Operating Procedures (SOP) er en populær måde at give ensartet vejledning til medarbejdere i en organisation. Ideelt set, hvis du Grib nogen væk fra gaden, bør denne person være i stand til at fuldføre opgaven uden andet end en SOP og de nødvendige værktøjer. Et centralt udgangspunkt for enhver SOP portefølje er oprettelsen af en SOP skabelon for konsistens. Du behøver ikke nogen fancy software eller kvalifikationer; du bare nødt til at afveje de nødvendige elementer og hvad du ønsker skabelonen til at se ud.
Instruktioner
• Åbn et nyt tekstbehandlingsdokument. Gem filen med det navn, som du gerne vil bruge til din SOP skabelon og datoen for versionskontrol. For eksempel: "YourCompanyName_SOP_Template_19-01-2012".
• Indsæt en tabel i overskriften. Antallet af rækker og kolonner i denne tabel er op til dig; huske du skal bruge, på et minimum, en celle for SOP nummer, titel og godkendelse eller ikrafttrædelsesdatoen for dokumentet. Du kan også bruge en celle for sidetal og virksomhedens logo eller navn, hvis du vil. Det gode ved bordet i headeren er, at det vil gentage hele dokumentet, som du tilføje sider.
• Sæt et stort bord på den første side i dokumentet. Denne tabel skal indeholde din SOP nummer og titel i toppen, efterfulgt af celler for underskrifter nøglepersonale, såsom forfatteren af dokumentet og godkendelse embedsmænd med deres navne, titler og datoer underskrevet. Skriv overskrifter for hver celle, såsom "SOP Title" for den øverste celle, "SOP forfatter" for den næste celle og "QA Godkendelse" for den passende antal celler.
• Opret sektioner for de introduktionsprogrammer, ansvar, materialer og udstyr (hvis relevant) og procedure. Andre sektioner kan omfatte ordlister over forkortelser, vilkår eller produkter. Da dette er en skabelon, kan du ønsker at inkludere en sætning eller to, der beskriver, hvad der forventes for hvert afsnit, hvis du har planer om at have flere SOP forfattere.
• Formater dine afsnit. En af de mest almindelige måder at præsentere SOP sektioner er at starte en skrift, nummerering eller en kombination for hver sektion. Du kan også bruge kugler og streger. Husk dog, at det er lettere, når der henvises til eller revidere standardprocedurer til at pege på en sektion af bogstaver / tal. Vis hvad sekventering format skal se ud for hver efterfølgende linje i et afsnit, såsom "A, B, C"; "1, 2, 3"; eller "A1, A2, A3, B1, B2, B3."
• Indsæt en anden to tabeller i slutningen af skabelonen. En af tabellerne bør være til notering eksterne referencer eller for bilag og formularer, som du kan knytte til SOP for version ændringer. Den anden tabel kan være for at dokumentere den version historie SOP og eventuelle årsager til ændringer. Disse tabeller kan fortsætte med at bruge nummereringen / bogstaver format, at resten af skabelonen bruger.
• Gem dokumentet som en read-only skabelon fil. Dette vil hjælpe med at holde din skabelon ved et uheld overskrevet ved at tvinge brugeren til at gemme dokumentet under et andet navn, hvis ændret.