Hvordan opbevarer oplysningerne i en lille virksomhed

Holde optegnelser kunne hjælpe en lille virksomhed ejer styre hans eller hendes finanser. Men den britiske lovgivning ikke gøre journalføring valgfri. Det forpligter ejer en mindre virksomhed at opbevare journaler er nødvendige for afslutningen af ​​de årlige selvevaluering selvangivelser. En lille virksomhed momsregistreret (moms) skal også holde fast i alle registreringer af transaktioner moms. Den britiske skattemyndigheder, HM Revenue and Customs (HMRC), ikke sige, hvordan en lille virksomhed bør holde sådanne optegnelser. Ikke desto mindre, HMRC tilbyder rådgivning om registrering skattemæssigt anliggender og til generelle forretningsformål.

Vejledning

• Brug et manuelt system, hvis du foretrækker en traditionel tilgang til, at små forretningspapirer. Køb og oprette filer og ledgers såsom en småpenge bog, salg køb bog og et kontant bog. Opbevare alle originale dokumenter. Disse omfatter kontoudtog og kvitteringer. Manuelle systemer varierer efter behovene i en virksomhed, men en revisor kan give relevant rådgivning. Sikre, at du holde alle optegnelser og originale dokumenter i et sikkert og brandsikker område.

• Indstil et edb journalføring systemet som et alternativ til et manuelt system. Regnskab og bogføring software kan give de skabeloner, du har brug for, selv om nogle små virksomhedsejere bruger Microsoft Excel. Scan forsiden og bagsiden af ​​originale dokumenter og holde disse på en computer eller en ekstern lagerenhed, såsom en cd.

• Udnyt registerføring applikationer til mobile enheder. HMRC har godkendt otte sådanne ansøgninger. De er velegnede til små virksomheder, der ikke er momsregistrerede.

• Opdatering lille forretningspapirer regelmæssigt uanset hvilket system du bruger. Hold registreringer i mindst fem år. Den femårige periode begynder fra den 31. januar efter skatteåret at din selvangivelse refererer til. Behold optegnelser i mindst seks år.