Hvordan man skriver et brev anmoder om vigtige dokumenter

May 18

Hvordan man skriver et brev anmoder om vigtige dokumenter

Et brev skrevet til at anmode om vigtige dokumenter bør så omhyggeligt udformet som enhver virksomhed bogstav for at opnå de ønskede resultater. Før du skriver brevet, så spørg dig selv, der vil læse det, og hvad, præcist, dit mål i at skrive det er. Hvilke specifikke dokumenter vil du have? Hvad er deres titler og datoer? Svarene på disse centrale spørgsmål vil gøre det muligt for dig at oprette et brev, der vil få dig de dokumenter, du ønsker, i stedet for et brev, som vil ende i et kontor shredder eller begravet under en bunke junk mail på en eller andens skrivebord.

Instruktioner


• Fokus på præsentation. Brug en god kvalitet papirvarer til at udskrive eller skrive dit brev på. Papiret og kuvert skal matche. Sørg for, at din computer Printeren kører problemfrit. Rens den for at undgå blækpletter. Købe en god kvalitet, sort blæk pen til at underskrive brevet. Du ønsker den person, der læser dit brev at respektere og ære dit dokument anmodning. Din anmodning vil blive taget mere alvorligt, hvis dit brev præsentation er professionel.

• Formater dit brev i stil med en business brev, ikke en venlig brev. For at opnå de vigtige dokumenter, du ønsker, du ønsker at formidle alvorlig hensigt. En venlig brev format vil ikke gøre dette. Medtag din e-mail-adresse og telefonnummer i afsnittet afsenderadressen af ​​brevet at give læseren med flere muligheder for at kontakte dig.

• Beskriv, i selve brevet, de vigtige dokumenter, du ønsker at opnå. Hold din skrivning så kortfattet som muligt. Henviser specifikt til de titler, datoer og emner af de vigtige dokumenter, du anmoder om, hvis det er relevant. Du ønsker at gøre det så let som muligt for læseren at identificere og lokalisere de dokumenter, du søger. Jo hurtigere kan læseren finde de dokumenter, jo hurtigere vil de blive sendt til dig.

• Kontroller dit brev grundigt før du sender den. Læs det højt. Er indholdet lyde akavet? Kan du formulere dine tanker bedre? Er talerør for dit brev aktiv? Sørg for, at tonen i Deres brev er høflige i hele. Hvis det er muligt, have en anden person læse korrektur dit brev, før du sender den. Husk at underskrive dit brev og anbringe passende porto til konvolutten, før maile det.