Sådan Type Bestyrelsesmøde Referat
Bestyrelsesmøde minutter er et juridisk dokument, der beskriver, hvad der er sket i løbet af et givet møde. Referatet underbygge, at bestyrelsen overholder sine juridiske ansvar og omsorgspligt. Minutter bør afspejle, hvad der er sket på mødet, således at en person, der ikke var til stede, kan forstå, hvad der skete. Mødereferater skal skrives i et ensartet format for hvert møde (se ressourcer til et dokument eksempel).
Instruktioner
• Forbered dit møde ved at oprette en skabelon til dine minutter. Referatet skal indeholde følgende: navnet på den organisation, uanset om det er en regelmæssig eller særligt møde, datoen for mødet, starttidspunkt og sluttidspunkt, en beskrivelse af de punkter på dagsordenen, og navnene på de fremmødte . Denne del af dokumentet kan fremstilles i forvejen.
• Tag detaljerede noter under mødet. Hver dagsorden præsenteres bør opregne en fuldstændig beskrivelse og opløsning. For eksempel, hvis det årlige driftsbudget og kvartalsregnskaber drøftes, bør referatet oplyse detaljerne, medlemmerne støtte og medlemmerne i opposition. Optag, om forslaget blev vedtaget. Eventuelle kommentarer eller forslag til dagsordenen ved hånden skal også bemærkes. Eventuelle opfølgende handlingspunkter skal også være angivet.
• Liste navnene på bestyrelsesmedlemmerne ikke til stede på mødet. Fravær fra et møde fritager ikke bestyrelsesmedlem fra deres hverv.
• Skriv mødereferatet kort efter afslutningen af mødet, mens oplysningerne er stadig frisk i dit sind. Referatet bør fordeles til alle bestyrelsesmedlemmer for anmeldelse før den næste planlagte møde. Bestyrelsens medlemmer har mulighed for at fremsætte eventuelle forslag til ændringer af minutter. Efter referatet er færdige, skal de være underskrevet af officererne i organisationen. Referatet er nu en permanent registrering og bør opbevares på et sikkert sted.