Ad hoc administrative opgaver

Udtrykket "andre opgaver, som er betroet", der vises på mange jobbeskrivelser, gælder måske mest rammende til rollen som en administrativ assistent eller sekretær. Ad hoc job opgaver eller andre opgaver, som er betroet, er dem, der er specifikke for en bestemt situation, begivenhed eller periode. De er typisk ikke en del af din daglige opgaver som en administrativ assistent, men kan optage en hel del af dit arbejde dag for bestemte perioder.

Special Events

Når din organisation eller virksomhed er i besiddelse af et særligt møde eller konference, vil mange logistiske problemer sandsynligvis falde til dig som den administrative koordinator. Arbejdsopgaver kan omfatte opretholdelse af tilmeldingslister, forarbejdning registreringer gebyrer og skabe navneskilte. Du kan også blive bedt om at være til rådighed på stedet dagen for begivenheden til at hjælpe med at sikre, at dagen går glat. Alt fra at sikre audiovisuelt udstyr ved arrangementet fungerer korrekt til bekræftelse måltid anmodninger kunne blive en del af din position.

Special dokumenter

Oprettelse rapporter og andre fælles korrespondance er sandsynligvis allerede pligter forbundet med dit job. Men til tider kan du blive bedt om at oprette specielle dokumenter, såsom et regneark specifikt til et projekt eller et brev til donorer i løbet af ferien, hvis du arbejder i en non-profit organisation. Disse dokumenter kan ikke være former er velkendte for dig, men du kan finde eksempler på de mest almindelige forretningsdokumenter og korrespondance online som en vejledning.

Særlig assistance

Den rolle, som en administrativ assistent er primært fokuseret på at hjælpe din vejleder gøre sit arbejde mere effektivt. Det betyder, at til tider, kan du blive bedt om af din chef for særlig støtte med projekter eller personlige anliggender. Hjælp til at planlægge rejseplaner, at reagere på henvendelser, mens din chef er fraværende, og hjælpe din chef med opdatering af software eller andre teknologier er alle opgaver, hun kan afsætte til dig. Disse opgaver er ofte ikke beskrevet i en jobbeskrivelse efterhånden som de opstår under særlige omstændigheder.