Hvordan man bruger ordentlig etikette, når du besvarer et business opkald
Receptionisterne og personale, som besvarer telefonopkald er ofte anset for at være ansigt udadtil virksomheder. De er de første anløbshavn for klienter og kunder og de fleste mennesker vil dømme virksomheden som helhed på de erfaringer, de har på dette punkt. Portrættere en kausal attitude, kaustisk sprog eller undlade at vise grund etikette på en business opkald kan have en negativ indvirkning en companyâ € ™ s omdømme og mindske fremtidige overskud.
Instruktioner
• Tal tydeligt og prøv smilende, mens du tager telefonen. At have en positiv attitude og ansigtsudtryk kan transmittere gennem tonen i din stemme. Opretholde en rar tone hele opkaldet, selv om kunden ikke gør det samme i naturalier.
Selv 2 Identity. Der er ikke noget mere frustrerende for en kunde end at få afskåret og at skulle gentage deres forespørgsel til et andet medlem af personalet. At give dit navn betyder kunden kan bede til dig direkte, når de ringer tilbage.
• don € ™ t holde en klient på hold for længe. Hvis du indsamle yderligere oplysninger, og det har allerede taget omkring tre minutter gå tilbage til kunden og undskylder for den lange ventetid. Hvis forespørgslen er tilbøjelige til at tage over ti minutter at løse, tilbyde at ringe til kundeservice igen for at redde dem besværet med at vente på linjen.
4. Bed om to numre om muligt, når der tilbydes at kalde en kunde tilbage. Også spørge, hvad er den mest bekvemme tid til at returnere opkaldet, så du ikke forstyrrer kunden, når de er pakket ind med forretnings- eller familieanliggender. Hvis du ikke har fået udleveret en foretrukken tid, undgå at kalde før otte om morgenen eller efter ni natten, medmindre du har fået udtrykkelig tilladelse til det.
• Undgå at afbryde kunden, når du tager et business opkald. De kan have en masse at komme væk fra deres bryst, men give dem mulighed for at udtrykke sig, før de tilbyder et svar. Tag notater, da de taler om du donâ € ™ t tror, du vil huske alle elementer i deres forespørgsel.
• don € ™ t spise, drikke eller tygge, når du tager et business opkald. Uanset hvor meget du prøver at skjule det, deltage i nogen af disse aktiviteter kan godt overføre til klienten. Dette kan gøre din og din virksomhed synes uprofessionel.
• Respekter dine kunder fortrolighed. Hvis du har brug for at returnere et opkald, og sagen er i forhold til følsomme oplysninger, såsom medicinsk testresultater eller en udestående gæld, må ikke videregive disse oplysninger på din talebesked. Du skal blot anmode om dit opkald returneres og gentage dit navn og telefonnummer.