Hvordan til at besvare en klage brev

Hvis du driver en virksomhed eller har kunder af nogen art, kan du på et tidspunkt får en klage brev. Faktisk i nogle fag, som f.eks af en udlejer, en klage brev kan være den type begivenhed der du behandler på en regelmæssig basis. Det svar, du tilbyder i svar på klagen brev vil dels afhænge af, hvad du synes om klagen, og hvis du planlægger at gøre noget ved det. Det vigtige er at tilbyde en form for svar på skrivelsen.

Instruktioner

1. Finde ud af, hvad du planlægger at gøre ved klagen. Du kan planlægge at gøre noget. Du kan acceptere klagen, eller du kan afvise klagen.

• Hoved svaret med personens navn og adresse, som klagede. Tilsæt dato. Planlæg at udskrive brevet på din faglige brevpapir, eller tilføj dit navn og adresse samt.

• State at du har modtaget personens klage brev og takke ham for at tage sig tid til at skrive. Det er mulighed for at bruge, hvis du planlægger at gøre noget.

• Hvis du accepterer klagen, tilbyder en undskyldning. Lad den person vide, at du vil undersøge spørgsmålet eller give ham en forklaring på, hvad der skete. (Vælg en afhængigt af situationen.)

• Hvis du afvise klagen, forklare personen som høfligt og professionelt som muligt, hvorfor klagen ikke er gyldig, hvorfor du ikke er skyld i ulykken, eller hvorfor du ikke er ansvarlig for udstedelse han brokkede sig over.

• State hvad du planlægger at gøre ved klagen. Hvis du laver ingenting, angives der ikke er noget du kan gøre på dette tidspunkt. Hvis du accepterer klagen, fortælle den person, hvad det er i din magt at gøre. Hvis du afviser klagen, kan du også gøre noget. Du kan henvise personen til en anden, der kan gøre noget, eller du kan tilbyde den person noget som ændrer for, at han ulykkelig.

7. Lad den person vide, hvordan han kan kontakte dig med yderligere spørgsmål. Medtag dit indtastet navn, underskrift og titel nederst i brevet.