Sådan skriver referatet af forretningsmøder lovligt

January 19

Sådan skriver referatet af forretningsmøder lovligt

De eneste lovpligtige mødenotater eller minutter er dem, der træffes af corporate sekretær ved møder i selskabets bestyrelse. Dog bør formelle noter tages på alle vigtige ledelsesmøde, især hvis strategi eller vigtige projekter eller afgørelser vil blive drøftet. Formelle noter bør også træffes, når en medarbejder er advaret eller opsiges eller på nogen anden instans, som kan resultere i retstvister eller retssager.

Vejledning


• Opret et møde dagsorden skabelon, der indeholder datoen for mødet, placering, deltagere og emner for drøftelserne.

• Cirkuler dagsordenen inden mødet, så deltagerne kan tilføje emner, der skal drøftes. Opdater endelige dagsorden og medtage den i din mødereferater.

• Opret en mødereferater skabelon, der omfatter dato, tid og sted for mødet, deltagerne, dagsordenen, en sektion for rapporter fra de forskellige ledere, gamle forretning, nye virksomheder og den tid, mødet opløst.

• indeholde navnet på den, der taler, når du tager noter på en diskussion.

• Fastgør eventuelle præsentationer eller kopi af eventuelle kontrakter eller andre dokumenter, der blev fremlagt eller drøftet på mødet.

• cirkulere grundlæggende noter blandt deltagerne for deres kommentarer og rettelser.

• Gem en kopi af noterne i fysisk form i tre-ringbind udarbejdet for hvert møde seværdighed: bestyrelsesmøder, udøvende ledermøder, møder division management eller specifikke projektmøder.