Sådan at besvare en tjeneste klage brev

De bedste virksomheder indser, at på et eller andet tidspunkt, vil de modtage klagebreve, og kundeservice etikette bruger response letter at forbedre virksomhedens samtidig holde kunderne indhold. Uanset den klage brev natur eller tone, protektor fortjener en høflig og hurtig reaktion, hvis han underskrev klagen og indgav en returadresse. Korrespondancen bliver en permanent rekord for revision og retssager.

Instruktioner

• Sammenfatte klagen at give læseren at se, at du forstår kundens klage. Gentagelse af klagen betyder ikke, at du er enig, men det viser, at du har lyttet og forstået. Stat, at du inspireres med kundens frustration.

• Forklar, hvad der gik galt, eller hvorfor det skete. Hvis du har brug for at undersøge, rådgive kunden straks og forsikre ham om, at du vil give opdateringer i løbet af en langvarig undersøgelse. Glem ikke at sende disse opdateringer.

• Fortæl kunden, hvordan du har løst problemet, eller har planer om at forpurre det i fremtiden. Svar hver klage i kundens brev. Må ikke springe eller ignorere nogen spørgsmål.

• tilbyde kunden noget, som en undskyldning, gavekort, rabat på næste ordre, en refusion eller prioriteret service med den næste ordre. Kunderne skal vide, at du værdsætter deres protektion og tid, det tager at skrive.

• Luk brev ved at fortælle kunden, hvad de skal gøre næste, som igen skriftligt, hvis utilfreds i fremtiden. Kunden har brug for sikkerhed og en klar idé om den fremtidige indsats. Afslut med handling snarere end vage almindeligheder.