Sådan Set Out Meeting Minutes

I erhvervslivet er vi ind og ud af møder, hvor vi gør mange beslutninger. Ved afslutningen af ​​et møde, at mødereferatet capture beslutninger sikrer, at alle deltagere træffe yderligere foranstaltninger. Mødereferater dække alle aspekter af et møde, fra deltagerliste og dagsorden for tiltag til at tage og beslutninger for at gøre for yderligere møder. Ved hjælp af konkrete skridt til at sætte ud mødereferater vil sikre dit team, kammerater og ledere kender diskussionsemner og forventninger til yderligere foranstaltninger.

Instruktioner

• Brug dagsordenen for mødet som retningslinje for at skrive din mødereferater. Mødet dagsorden for mødet retningslinje. Den ajourfører deltagerne, og det lader dem vide målene, deres roller i at nå dem, og hvilke specifikke elementer er blevet pålagt dem. Da mødet er baseret på en dagsorden, dagsordenen bliver guide til at skrive referatet.

• Beskriv kort de fremmødte roller på mødet eller projekter op til diskussion. Forklar hver deltagers rolle at hjælpe ikke-deltagere, hvem deltog for hvilken afdeling og til hvilke specifikke formål. Disposition deltagerne roller sikrer hver person deltager i mødet målbevidst. Deltagerne roller er vigtige for mødet facilitator og deltagere, så drøftelserne på gå fremad uden at blive kørt ned med tidligere diskuterede emner.

• Fremhæv målene for mødet ved klart angiver dem. For eksempel: at træffe beslutninger, for at indsamle ideer eller opdatere holdet om fremskridt. Notering mål hjælper læserne af referatet klart forstå mødets formål. Målet eller målsætninger portion er, hvad mange topledere læse; hvis de ikke har brug for at være involveret i de mål, der er behov for yderligere læsning. Hvis en leder har en interesse i de mål, kan han vælge at deltage i det næste møde.

• Skriv beslutningerne i mødet. Bemærk alle beslutninger og drøftet for at bestemme det næste møde dagsorden. Skrive ud beslutningsprocessen giver deltagere og ikke-deltagere, der anmelder om eventuelle opfølgende aktiviteter, der kræves af dem, som de så kan forberede. Beslutninger fremhævet i møde vil blive fulgt op med mindre yderligere drøftelser der er behov for i et andet møde, hvilket ville være en beslutning i sig selv. Opfange og deling af de beslutninger, der træffes i et møde er afgørende for præcise, brugbare minutter.

• Skriv "Next Step" opgaver med en ansvarlig persons navn ved siden af ​​dem. Disse trin gør det muligt for mødet facilitator at forberede det næste møde samt for deltagere og ikke-deltagere til at være klar over, hvad de er ansvarlige for post-møde. Dette sikrer, at enkeltpersoner forberede sig til næste møde, enten ved at udfylde deres opgaver eller uddelegere dem til en anden, der kan udfylde dem og deltage i det næste møde.

• sende et udkast til de mødereferater til deltagerne. Udkastet vil sætte deltagerne at redigere minutter ved at opdatere noter, næste skridt og beslutninger. Et udkast til revideret sikrer, at alle oplysninger blev fanget ordentligt, og at enkeltpersoner administrere opgaver bliver betroet dem eller afdeling. Som en del af udkastet til gennemgang, give en frist til alle deltagere på kommentarer. Hvis der ikke redigeringer er modtaget, er referatet for at være accepteret af alle parter.

• Udsend mødereferatet. Når alle tilbagemeldinger har været samlet, sende mødereferatet til alle personer, der var inviteret til mødet. Kopier andres medarbejdere eller deltagere, der har brug for at blive informeret. Referatet skal sendes inden for 24 timer fra slutningen af ​​mødet eller 12 timer før det næste møde, hvad der kommer først.