Fordele og ulemper ved kontor automatisering
Virksomhedsejere og ledere er opmærksomme på, at en modernisering af procedurer og opdateringer i udstyr er nøglen til vellykkede operationer. Fordele og ulemper ved kontorautomatisering sjældent i betragtning, fordi deres vedtagelse er næsten automatisk. Hvis alle andre gør det, så må det være godt. Men betyder det ikke skade at stå tilbage fra dine forretningsmæssige beslutninger for et øjeblik og overveje konsekvenserne af et kontor automatisering strategi.
Produkter
Den grundlæggende trin i kontor automatisering indebærer at købe en computer, en printer og en produktivitet suite af software. Denne innovation vil fjerne behovet for en sekretær, og vil gøre det muligt for små virksomheder ejer til at holde styr på omkostninger og salg ved at bygge en simpel regnskab model i et regneark. Hvis virksomheden kun har én udgang, så computeren kan placeres i butikken eller værkstedet kontor for at gøre det muligt for fakturaer, garantier og brugsanvisninger skal printes ud og afleveres direkte til kunden.
Effektivitet
En enkelt computer vil udrydde behovet for en sekretær og en bogholder. Ikke alene kan en lille virksomhed ejer udføre disse opgaver selv, men kan opnå kompetencer til at udføre disse opgaver og andre gennem computerbaseret undervisning. En større virksomhed kan dele data mellem afdelinger ved at oprette et netværk, og en central database. Dette fjerner gentagelse af opgaver og gør det muligt dataflow fra en afdeling til at hjælpe en anden. Alle disse foranstaltninger forbedre effektiviteten, og dermed lavere omkostninger og forbedre indtjeningen.
Præsentation
En type skriftlig forretningsbrev giver et bedre indtryk end en håndskrevet én. Office automation skaber et bedre indtryk af virksomheden ved at forbedre kvaliteten af de dokumenter, den producerer. Kontoret Systemet kan kobles direkte til en hjemmeside, som vil gøre det muligt for kontoret at sikre sig salg gennem et professionelt udseende frontend. Online chat-systemer også betyde, at kontoransatte kan støtte potentielle og nuværende kunder med rådgivning, som giver et godt indtryk af den companyâ € ™ s professionalisme.
Ansvarlighed
Office arbejdstagere sommetider begår fejl. Hvis de er i stand til at dække over deres fejl i en lang periode, kan deres fejl betyde en katastrofe for virksomheden. Office automation muliggør fjernbetjening kontrol af employeesâ € ™ arbejde og gør det vanskeligt for et medlem af personalet til at etablere eksklusiv viden over en bestemt forretningsproces.
Færdigheder
Office automation er ikke altid den bedste løsning for alle. Ældre medarbejdere eller technophobes på lønningslisten kan være tilbageholdende med at læne computing færdigheder. Det kan være nødvendigt at fastsætte-off personale, der ikke er i stand til at tilpasse sig de nye omgivelser. Det ville miste værdifuld viden om erhvervslivet og forårsage forstyrrelser i business € ™ s operationer, mens nye medarbejdere er uddannet op i companyâ € ™ s produkter og praksis. Oprettelse af en centraliseret, digitaliseret butik af alle companyâ € ™ s forretningsoplysninger skaber risiko for, at de kunne kopieres og sælges, eller frigivet til pressen af en misfornøjet medarbejder. Det betyder, at indførelsen af automatisering i kontor procedurer kræver en række nye færdigheder sæt, herunder teknologi specialister og sikkerhedskonsulenter. Hardware fejl eller ikke-responsiv software, virusser og skødesløs adgangskontrol kan ødelægge en virksomhed. Computer sikkerhed specialister kommer på en præmie sats, som kan være en byrde for en virksomhed, der er inde i en svær periode.
Forældelse
Beslutningen om at automatisere kontoret er en, der sætter virksomheden prisgivet computerproducenter og softwarehuse. Både hardware og software konstant fornys. Enhver computer-baserede virksomhed vil være nødvendigt at forny deres systemer regelmæssigt for at holde trit med understøttede versioner.