Forskelle mellem en virksomhed og et personligt brev
De fleste regler for at skrive breve er retningslinjer frem ubrydelige regler. I næsten alle tilfælde, kan du følge mere end én mulighed, men man vil blive mere almindeligt og velsagtens mere passende med en bestemt type brev. Barriererne mellem personlige og forretningsmæssige breve kan blive sløret, for eksempel når en privatperson skriver et klagebrev til en virksomhed.
Brevhoved
Et brevhoved er en fortrykt blok af tekst, og i nogle tilfælde et logo, der vises øverst eller nederst på siden, eller begge i toppen eller bunden. Den indeholder oplysninger om afsender, afsenderens organisation, hvis det er relevant, kontaktoplysninger, og i nogle tilfælde en kort forklaring af, hvad organisationen gør, såsom en mission statement eller slogan. Enten en virksomhed eller et personligt brev kan indeholde et brevpapir, men det er meget mere udbredt i en business brev. Hvis du skriver et brev på papir med brevhoved, behøver du ikke at gengive de kontaktoplysninger i selve brevet, selvom du bør stadig indeholde dit navn i slutningen.
Typing vs håndskrift: business
Forretningsbreve er mere almindeligt maskinskrevet eller trykt. Dette er dels at skabe et professionelt indtryk, og dels fordi nogle virksomheder sende et stort antal breve og håndskrift ikke ville være praktisk. Et personligt brev er mere tilbøjelige til at være håndskrevet, især hvis du ønsker at fremhæve en personlig forbindelse, såsom i et takkebrev eller et brev om kondolence. En virksomhed kan sende et håndskrevet brev at gøre modtageren føler sig særligt værdsat og give en mere human touch; en variation er for forfatteren at tilføje en håndskrevet note på en personlig emne til bunden af et maskinskrevet brev.
Typing vs håndskrift: personlig
Et personligt brev er mere tilbøjelige til at være håndskrevet, især hvis du ønsker at fremhæve en personlig forbindelse. Dette kan gælde i et takkebrev eller et brev om kondolence. Et maskinskrevet brev kunne være mere hensigtsmæssigt, hvis du skriver til en virksomhed, eller hvis dit brev indeholder nogle præcise detaljer såsom referencenumre og koder, der kan være åbne for tvetydighed på grund af din håndskrift.
Sprog
Der er kun få faste regler differentierende forskellige typer af brev, men nogle metoder er mere passende med erhvervslivet end personlige breve. En business brev vil normalt bruge mere formelle sprog. Det kunne indeholde jargon (fagudtryk forstået af læseren), men bør ikke indeholde meget i vejen for slang eller overfriendly sprog. Dette betyder ikke, du er nødt til at være overdrevent snerpet eller anvende komplekse ord og sætning struktur bare af hensyn til det: business breve skal være professionel, men klar.
Struktur
Med en business brev er det mere vigtigt end med et personligt brev til at bruge en velorganiseret struktur, holder til én vigtigste punkt for hvert afsnit, og som dækker de vigtigste emner i starten af brevet. En god checkpoint er at sørge for det er klart, ikke blot hvilke oplysninger brevet er at formidle, men hvad aktion eller afgørelse modtageren nødt til at tage i respons. Med et personligt brev, du har større muligheder for at springe over fra emne til emne, især hvis brevet er lige så meget om at opbygge og forbedre dit forhold som det handler om at formidle information.