E-mail misbrug på arbejdspladsen
E-mail er et afgørende værktøj, så næsten øjeblikkelig kommunikation mellem kolleger og kunder. Det kan viderebringe vigtige oplysninger, nære tilbud eller udvide den potentielle kundekreds i et selskab. Der er tilfælde, men i hvilken e-mail på arbejdspladsen misbruges, så du mister produktivitet. Der er grunde til, at dette sker, med de mest almindelige er arbejdstager frustration og kedsomhed.
Statistik
Ferris Research gennemført en undersøgelse i 2007, at fremhævet brugen af e-mail i erhvervslivet. Virksomheden anslået, at 25 milliarder e-mails blev sendt hver dag i det foregående år; 6000000000000 forretningsrelaterede e-mails blev sendt samme år. Når det bruges korrekt, e-mail er et vigtigt redskab til at forbedre omdømme og virksomhedens rentabilitet, samt forbedre kollega og kunderelationer.
Vigtigheden
Den primære tiltrækning af e-mail, at det er øjeblikkelig. Det, kombineret med det faktum, at det er gratis, er det et meget vigtigt redskab i erhvervslivet og handel. Det giver en hurtig og effektiv dialog mellem kolleger og kunder. For mange virksomheder, har fremkomsten af e-mail tillod dem at få adgang til langt flere potentielle kunder. E-mails gemmes også elektronisk og - i de fleste tilfælde - bakket op med jævne mellemrum. Betragtninger papirkopier af vigtige dokumenter kan gå tabt, er der altid tegn på dialog og korrespondance, når du bruger e-mail, som er tilgængelig for hentning på et senere tidspunkt.
Former for Email misbrug
E-mail på arbejdspladsen kan lejlighedsvis ikke indeholde oplysninger om selskabet eller selskabets forretning, men kan stadig være harmløse og - i nogle tilfælde - at øge moralen på kontoret. Men hvis mange e-mails som denne sendes, værdifuld tid, som ellers ville blive brugt i produktivt arbejde vil være spildt. Ledere bør være forsigtige med at sende personlige e-mails til deres hold, at undgå at sende det forkerte budskab. Hvis indholdet af e-mail er racistisk eller af seksuel karakter, kan det forårsage lovovertrædelse til modtagerne. I sådanne tilfælde skal ledelsen straks underrettes så forebyggende foranstaltninger kan træffes.
Kilde til Email misbrug
"Harmløse" e-mails, som dem, der indeholder vittigheder, sjove billeder eller finurlige historier, ofte skyldes arbejdstager kedsomhed eller frustration. Hvis han sender af meningsløse e-mails bliver for stor, er det spild af alles tid og gør ondt produktiviteten. Offensive e-mails muligvis rettet mod en person eller en gruppe af mennesker, der har noget til fælles, for eksempel den samme race eller køn. Motivationer kan omfatte jalousi eller ondskab.
Sådan Undgå Email Abuse
Ledere kan bruge en masse penge i at købe software end begrænser brugen af e-mail. Mange e-mail-filtre scanner hver meddelelse sendes til upassende indhold eller vedhæftede filer, og "karantæne" disse, hvilket betyder den tilsigtede modtager ikke får e-mailen pågældende. Men disse filtre risikerer karantæne legitime e-mail. Den mest effektive måde at undgå e-mail misbrug er at indføre en politik for e-mail til virksomheden, og uddanne medarbejderne om fordelene ved e-mail, og hvordan misbrug vil ikke blive tolereret. Hvis korrekte e-mail-brug er indpodet i kulturen på arbejdspladsen, kan potentielle problemer hurtigt undgås. Hvis en leder informeres om nogen har at sende uønskede e-mails, skal han først forsøge at identificere årsagerne til misbruget, og derefter gå videre til at tage de nødvendige skridt.