Hvordan man skriver en forretningsplan svarbrev

Når du besvarer et brev eller henvendelse fra kunder, partnere, kunder eller kolleger, er det vigtigt at opretholde en passende mængde formalitet. Din skriftlige kommunikation kan meget vel være den første og måske eneste korrespondance mellem dig og den oprindelige afsender, så at gøre et godt indtryk er afgørende.

Instruktioner

• Åbn din svarbrev ved at henvise til det oprindelige brev, du har modtaget. Brug en åbning linje som "Under henvisning til Deres brev" eller "Tak for dit brev / e-mail." På dette tidspunkt, omskrive nogle af de centrale punkter, der nævnes i det brev, du har modtaget. Dette lader din kontaktperson vide, at du har forstået hans budskab og forstå sin stilling. Dette er et vigtigt element, hvis du har at gøre med en chef eller kunde, og endnu mere vigtigt, hvis det er en chef eller kunde udsteder en klage. Husk ikke at bruge hans fornavn, medmindre du er nære venner eller kolleger, og han brugte dit fornavn i det oprindelige brev. For en person, du ikke taler conversationally med, formel er bedst. Brug det efternavn efterfulgt af Ms, Mrs eller Mr. hvis du kender personens navn; og hvis du ikke kender navnet brug "Dear Sir eller Fru."

• Følg igennem efter din introduktion ved at behandle spørgsmål, forespørgsel eller klage. Besvare eventuelle spørgsmål eller henvise personen til en person, der har svarene og gøre dit bedste for at løse eventuelle problemer bragt til din opmærksomhed. I tilfælde af en klage, skal du sørge for at undskylde for spørgsmålet ved hånden. Må ikke få defensiv eller uhøflige om sagen, men angive din sag på en høflig og ikke-fordømmende måde. Du kan bruge en sætning, såsom "Jeg undskylder for ulejligheden. Jeg ville være mere end glade for at tale med dig om at finde en løsning på din klage. Din virksomhed er værdifuld, og jeg håber at holde dig som kunde."

• Luk dit brev ved hjælp af en sætning, der forudser fremtidige begivenheder, undskylder en sidste gang eller tilbyder hjælp. Nogle almindelige sætninger, der er acceptabel omfatter: "Hvis du har brug for mere information, så tøv ikke med at kontakte mig," "Endnu en gang, jeg undskylder for ulejligheden" eller "Jeg ser frem til dit svar." Igen, vedligeholde formalitet som du er færdig med brevet. For en modtager, du ikke kender, eller hvis du henvender dig til en hel afdeling brug "Med venlig hilsen" efterfulgt af dit navn. Hvis du kender navnet, skal du bruge "Med venlig hilsen". For en ven eller en nær kollega, "Best Wishes" eller "Venlig hilsen" er både passende.