Hvordan man skriver en semi-formel skrivelse

May 16

Få opgaver opildne frygt i folk som udsigten til at skrive en semi-formel skrivelse. Der skal gøres en grand punkt, den "rigtige" sprog skal bruges, og selvfølgelig, du ønsker at fremkalde et svar. Som med alle andre "store" opgave, nedbryde en semi-formel skrivelse i håndterbare stykker. Skitsere formatet af Deres brev først. Så skriv kroppen af brevet --- styret af en følelse af formål, klarhed og tillid --- og se dit brev kommer sammen på ingen tid.

Instruktioner

Format først for et stort indtryk

1. Vælg en passende skrifttype for dit brev, som 11-punkts Arial, Times Roman eller Tahoma. Brug 2,5 cm (1 inch) marginer på top, bund og sider. Indstil punkt format som venstre-berettiget (uden led) med enkelt linjeafstand. Brug dobbelt linje mellemrum mellem afsnit.

• Skriv overskriften return-adresse, som omfatter din adresse (ikke dit navn) efterfulgt af datoen. Dobbelt-space.

• Skriv navn og titel på den person, til hvem du skriver, efterfulgt af adressen. Hvis du skriver til en præsident for et selskab, ville den indvendige adresse læst (med semikoloner, der angiver slutningen af en linje): Mr. William Penn, præsident; Skriv Way Pen Company; 123 School Street; Birmingham, B1 6AQ. Dobbelt-space.

• Skriv Hilsen, efterfulgt af et kolon, ikke et komma --- "Kære Dr. Penn:" ville være en ordentlig hilsen. Hvis du ikke kender personens titel, skal du bruge en mere generisk hilsen, såsom "Kære Human Resources repræsentant" eller "Kære leje manager." Brug "Til hvem det måtte vedrøre" kun som en sidste udvej; det tyder på din foragt for at identificere den rette modtager. Dobbelt-space.

5. Tænk på kroppen --- eller kernen --- af Deres brev. Afsætte omkring fire klare, direkte og specifikke punkter på kroppen, og præsentere kun én vigtigste idé per stykke. Se afsnit 2 for flere detaljer. Dobbeltklik mellemrum mellem afsnit.

• Skriv passende lukning. Lukninger spænder fra mere formelle til mindre formel: "Med højagtelse", "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen", "hjerteligt", "Med venlig hilsen" "Varmeste hilsen "" Bedste ønsker "og" best. " Isæt fire line rum.

• Indtast dit navn, og indtast derefter din titel på den næste linje (hvis relevant for brevet). Log dit navn i rummet mellem lukning og din indtastet navn.

• Double-space, hvis det er nødvendigt, og angive, om andre materialer, er lukket ("Bilag: CV, skrivning prøver").

Skriv med formålet for et stort indtryk

1. Vedtage den rigtige tone for dit brev. En semi-formel skrivelse bør være ligetil, men hjertelige. Vælg dine ord med omhu og med specificitet, men ikke stamme at bruge "store" ord til at forsøge at imponere din læser. Faktisk enkle, konkrete ord er bedre. Være logisk, rimelig og upartisk, og ikke påberåbe sig sarkasme eller forsøge humor, som kan fejltolkes. Hvis du skriver et klagebrev --- eller hvis du skriver en retsanmodning, der har tilskyndet din vrede --- ikke lufte vrede eller frustration i brevet. Vær rolig, men fast. Husk, at du ønsker at projicere den måde af en fornuftig person, der "fortjener" hurtig og høflig opmærksomhed.

• Påberåbe journalistens regel for, hvorfor du skriver; foregribe "hvem", "hvad", "hvor", "hvornår", "hvorfor" og "hvordan" spørgsmål fra dine læsere. Forestil læseren tænker, "Hvem er denne person, og hvad de ønsker fra mig?" Gør ikke din læser finkæmme gennem dit brev, forsøger at bestemme, hvad du ønsker. Læsere tendens til at være utålmodig, så være direkte og komme til det punkt. Hvis du skriver til dit forsikringsselskab til at søge en tilbagebetaling på £ 65 om en overpris, starte dit brev med: "Jeg er en mangeårig forsikringstager med din virksomhed, der søger en tilbagebetaling på £ 65 om min boligejer forsikring på grund af en overprisen på min sidste udtalelse. "

• Give baggrundsinformation, så din læser har alt, hvad hun har brug for at behandle din anmodning eller bekymring. At udvide eksemplet fra trin 2, forklare, hvad din regelmæssige præmie er, og det beløb, du har betalt på din sidste opgørelse. Beregn forskellen og stat, som du gerne vil have en tilbagebetaling kontrol så hurtigt som muligt. Medtag dit policenummer i brevet og henvise til de relevante bilag. Stick med fakta, og ikke indeholde uvedkommende oplysninger.

• De fleste breve ender med et venligt ønske om en hurtig beslutning: "Jeg er overbevist om, at dette spørgsmål vil blive løst ..." eller "Jeg takker på forhånd for din hurtige opmærksomhed på denne sag ..." Forklar, hvordan læseren kan kontakte dig, hvis hun har brug for yderligere oplysninger og derefter takke hende for hendes tid.

• Korrekturlæst dit brev, læse det højt, hvis det er nødvendigt, og redigere den for grammatik, stavning og tegnsætning. Dit brev skal være helt fejlfri for at gøre det bedste indtryk muligt. Hvis du ikke er sikker på dine evner, så spørg en betroet ven til at læse brevet, før du sender den.