Sådan at udarbejde et dokument fastholdelsespolitik

June 22

Sådan at udarbejde et dokument fastholdelsespolitik

Mange love kræver, at selskaber opretholder dokumenter til en bestemt tid. Manglende opbevare dokumenter, såsom korrespondance, e-mails, notater og andre optegnelser, kan resultere i alvorlige sanktioner. Udarbejdelse og gennemførelse af en streng dokument fastholdelsespolitik kan beskytte et selskab mod anklager om plyndring af bevismateriale og obstruktion af retfærdighed, samt give et forsvar i potentiel retssag.

Instruktioner


• Identificere og klassificere relevante optegnelser. Relevante optegnelser er generelt disse dokumenter, der kan hjælpe bevise eller modbevise en omstridte spørgsmål i enhver potentiel retssag. Disse fortegnelser kunne omfatte skat optegnelser, medarbejder-filer, regnskaber og virksomhedernes minutter eller vedtægter. Lav en liste over hvert af disse dokumenter og angive, hvor og hvordan de enkelte dokumenter er gemt.

• Etablere en fastholdelse tidsplan. Med hjælp fra advokat, bestemme, hvor længe de enkelte relevante dokument skal bevares. Love forskellige alt efter formålet med dokumentet. For eksempel skattemæssig normalt skal opbevares i mindst tre år. Advokat kan rådgive dig om enhver gældende forældelsesfrist, som ville diktere den mængde af tid til at opbevare registre, inden de arkiveres eller genvindes.

• Udvikle et dokument opbevaring taskforce. Et dokument opbevaring taskforce kan overvåge processen med at identificere, klassificere og fastholde relevante dokumenter. En ideel dokument taskforce bør bestå af advokat, virksomhedsledelse og en informationsteknologi repræsentant.

• Læg dokumentet fastholdelsespolitik skriftligt. Når du har identificeret alle relevante dokumenter og et passende tidspunkt til at opretholde dem, sætte oplysningerne skriftligt til fordeling til alle medarbejdere. Et dokument fastholdelsespolitik bør give klare retningslinjer for forvaltningen og fastholde virksomhedens optegnelser.

• Uddan virksomhedernes medarbejdere på dokumentet fastholdelsespolitik. Cirkulere skriftligt dokument opbevaringspolitik til alle medarbejdere med en kvittering side for deres underskrift. Tilbyder uddannelse til de ansatte til at forklare behovet for et dokument fastholdelsespolitik og besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have med hensyn til effekt, og formålet med politik.