Hvordan man laver en alfabetisk adresseliste i Microsoft Excel

February 11

Microsoft Excel 2010 tilbyder en række funktioner, som gør den ideel til at skabe og sortering postlister. Avanceret sortering og filtrering tillade Excel til kun at vise de adresser, der er behov for, eller hurtigt sortere efter noget felt. Excel-filer kan bruges som kilder til brevfletning dokumenter oprettet i andre programmer, hvor hvert navn og adresse automatisk indsat i en enkelt master-dokument til at oprette brugerdefinerede mail kampagner.

Instruktioner

• Start Microsoft Excel 2010.

• Type "Fornavn" i øverste celle i den første kolonne (Cell "A1") og tryk på "Tab" på tastaturet for at gemme indholdet af cellen og flytte til den øverste celle i anden kolonne (Cell "B1" ).

• Skriv "Efternavn" i øverste celle i anden kolonne og tryk på "Tab" for at gemme indholdet af cellen og flytte til den øverste celle i tredje kolonne. Fortsæt dette mønster for "Adresse 1", "Adresse 2", "City", "stat" og "Zip". Tilføj andre områder efter behov og føje deres titel til den øverste række.

• Højreklik på brevet ved toppen af kolonnen, som indeholder postnummeret. Klik på "Formater celler" i genvejsmenuen. Klik på "Special" i kolonnen "Kategori" og klik på "Postnummer" eller "Postnummer +4" i "Type". Skift locale om nødvendigt, og tryk på "OK" for at gemme ændringerne.

• Klik på eller navigere til den anden celle i den første kolonne (Cell "A2") og type i det første navn på den første person eller virksomhed på postlisten. Tryk på "Tab" for at gå på tværs af kolonnerne og udfyld alle de tilgængelige oplysninger. Tryk på "Tab" to gange for at forlade en celle tomt, hvis det er nødvendigt.

• Udfyld alle de adresser, og klik på "Filer" og "Gem som" for at navngive og gemme filen.

• Klik på bogstavet "A" over den første kolonne, og hold museknappen nede. Træk musen hen over toppen bogstav i hver kolonne, der indeholder data for at vælge dem.

• Klik på "Data" fra båndet øverst i programmet, og klik på "Sort" fra "Sort & Filter" gruppe.

• Klik på pilen i "Sort By" og ændre valget at afspejle den kolonne, der skal sorteres efter, såsom "Efternavn" eller "Postnummer".

• Klik på pilen i "Bestil" gruppe, og vælge, om at sortere i stigende eller faldende mode. Klik på "OK" for at sortere alle valgte celler som en gruppe.